Ключові терміни: системний підхід, цілі проекту, SMART-критерії, магічний трикутник, оточення проекту, учасники проекту, команда проекту, життєвий цикл, структура проекту.
Проект, як система. Системний підхід до управління проектами
Характеризуючи проект, можна відзначити, що він включає задум (проблему), засоби його реалізації (вирішення проблеми) і одержувані в процесі реалізації результати (рис. 2.1).
Мал. 2.1. Основні елементи проекту
Залежно від сутності та складності задуму та ефективності його реалізації результати роботи з виконання проекту можуть бути різними і класифікуватися по-різному. Вони можуть бути конкретними (продукція, організація, будівля тощо) та абстрактними (плани, знання, досвід, метод тощо); поточними (технологія, документація, підписані контракти) та кінцевими (прибуток, продукт, знання тощо).
Таким чином, загальний результат процесу реалізації задуму може бути визначений як система цілей, які мають бути досягнуті під час виконання проекту. Звідси випливає, що будь-який проект є система, і часто досить складна.
Відповідно до положень загальної теорії систем система визначається як комплекс деяких елементів, що перебувають у взаємодії між собою та із зовнішнім середовищем. Тому буде доречним надати таке визначення проекту як системи.
Проект – це сукупність певних елементів (об'єктів матеріального та нематеріального характеру) та зв'язків між ними, що забезпечує досягнення поставлених цілей.
Поняття "система" багатозначно, що природно, але спільність характерних рис дозволяє висловити систему тим, що:
- • система – це комплекс взаємозалежних елементів, що розглядаються як єдине ціле;
- • системі властива певна структура;
- • системі властива деяка відокремленість від інших об'єктів – так званого зовнішнього середовища, – яке ґрунтується на відмежуванні деяких об'єктів, що включаються до системи.
Проект як систему визначають такі основні характеристики.
- 1. Складність ієрархічної структури. У сучасних економічних системах одночасно функціонують кілька різних ієрархічних структур, взаємодія між якими зазвичай не зводиться до простих відносин ієрархічного підпорядкування. Проекти можуть бути різними за масштабом, але, як правило, реалізація будь-якого проекту потребує взаємодії учасників на різних рівнях ієрархії.
- 2. Вплив на проект об'єктивних і суб'єктивних факторів, що перебувають у взаємодії.
- 3. Динамічність процесів, що мають стохастичний характер.
- 4. Цілісність (емерджентність) системи, тобто. наявність у неї таких властивостей, які не притаманні елементам системи (підсистем), розглянутим окремо, поза системою.
- 5. Складні інформаційні процеси, зумовлені численними взаємозв'язками між елементами системи.
- 6. Множинність цілей, які можуть збігатися з цілями окремих елементів (підсистем). Тут можна навести відомий приклад – високі витрати на утримання управлінського апарату призводять до його скорочення. Однак, нечисленний управлінський апарат не забезпечує ефективного управління підприємством, що веде до фінансових втрат.
- 7.Багатофункціональність елементів системи (наприклад, функція управління системою включає такі функції: планування, облік, контроль, аналіз, оперативне регулювання).
Зазначені властивості проекту як системи визначають необхідність системний підхід до управління проектами, який передбачає розглядати елементи проекту та їх функціонування у взаємозв'язку та взаємозалежності.
Характерною рисою сучасних економічних систем, як було сказано, є їхня надзвичайна складність. Рівень складності визначається не лише великою кількістю взаємопов'язаних елементів системи, але й високим ступенем взаємозалежності їх характеристик, емерджентними властивостями, різноманітністю функцій, різноманіттям можливих реакцій системи на зовнішні дії тощо.
Складність проекту як системи певною мірою характеризується таким показником, як різноманітність (Ентропія системи). Завдання управління, таким чином, полягає в зменшенні її різноманітності шляхом зведення безлічі всіх станів до підмножини станів, що задовольняють цілі управління.
Найважливішою властивістю систем є керованість – Здатність до підпорядкування цілеспрямованим впливам, що забезпечує стійкість функціонування, збереження або придбання системою тих чи інших якісних особливостей, виконання заданої програми дій і т.д. Управління як процес на систему сприймається як найважливіша функція системи, орієнтована досягнення заданих целей.
Систему, в якій реалізується функція управління, зазвичай називають системою керування. У ній виділяють керуючу та керовану підсистеми, хоча суворий поділ цих підсистем іноді важко. Функціонування системи управління здійснюється шляхом взаємодії керуючої та керованої підсистем (об'єкта управління) між собою та із зовнішнім середовищем по каналах зв'язку. Укрупнена структура системи управління у найзагальнішому вигляді представлена на рис. 2.2.
Мал. 2.2. Загальне уявлення про систему керування
Керуюча система отримує і обробляє інформацію про стан об'єкта і, маючи на меті управління і правил прийняття рішень, виробляє керуючий вплив. Внаслідок цього впливу об'єкт управління змінює свій стан, що знову фіксується керуючою системою. На стан об'єкта управління (керованої системи) у кожен фіксований об'єкт часу впливають середовище та попередній стан об'єкта.
Процесам управління складними (зокрема, економічними) системами властиві такі закономірності.
- 1. Управління здійснюється шляхом збирання, обробки та аналізу інформації. Основна функція будь-якої системи управління – отримання інформації та визначення на її основі поведінки керованої системи.
- 2. Управління реалізується з використанням принципу зворотного зв'язку: управляючі впливу формуються на основі інформації про реакцію об'єкта на попередні управляючі впливи. Таке управління дозволяє досягати мети, не вимірюючи безпосередньо зовнішні перешкоди, а аналізуючи зміну станів керованої системи у часі.
- 3. Наявність посередників при реалізації прямого та зворотного зв'язку. Цим обумовлено багато специфічних вимог до організації таких систем та якості їх управління.
- 4.Управління, що розглядається як комплекс цілеспрямованих дій, може бути реалізовано тільки тоді, коли система має у своєму розпорядженні мету управління і правил прийняття рішень у різних ситуаціях. Поведінка системи, як правило, визначається не однією метою, а їх сукупністю. Якщо безліч цілей частково впорядковано за важливістю, то при функціонуванні системи враховуються спочатку найважливіші (термінові) цілі, потім менш важливі тощо. Досягненню системою управління мети може заважати така внутрішня причина, як неузгодженість цілей окремих її підсистем.
- 5. Керуючий вплив передбачає зменшення різноманітності керованої системи, необхідне ефективності управління. У цьому полягає завдання керування складною системою. (Закон необхідного розмаїття, сформульований У. Р. Ешбі, визначає, що зведення безлічі станів керованої системи до підмножини, що включає лише раціональні по відношенню до мети стану, визначається вибірковою здатністю керуючої системи, обумовленою величиною того зменшення різноманітності об'єкта управління, яке має бути досягнуто .)
Керуючі впливу в економічних системах поділяються на прямі (безпосередні) і непрямі.
Пряма керуюча дія, спрямована на конкретний об'єкт, виражається, як правило, у нормативному встановленні того чи іншого показника і є засобом директивного впливу керуючої системи на об'єкт управління. Його призначення полягає у прямому обмеженні безлічі можливих станів керованої системи.
Непрямі управляючі впливу обумовлені тим, що окремі підсистеми економічних систем у своєму розвитку та функціонуванні керуються власними (іманентними) інтересами. Непрямі керуючі впливу не змінюють безлічі можливих станів керованої системи, проте орієнтують їх розвиток у напрямку, бажаному з точки зору системи, що управляє.
В рамках системного підходу до управління проектами ми будемо використовувати методи декомпозиції (виявлення окремих елементів) та структуризації (вивчення взаємозв'язків між елементами проекту, а також між проектом та зовнішнім середовищем). Таким чином, з позицій системного підходу управління проектами є визначення,, встановлення, регулювання та розвиток зв'язків між елементами проекту, що забезпечують досягнення поставлених перед проектом цілей. У більш широкому контексті системний підхід, системна методологія, системне проектування відображають реальний процес інтегрування знань та діяльності, науки та соціальної практики у проектній культурі.
Будь-який проект має початок, середину та кінець – ці етапи називають життєвим циклом. Чітке розуміння виділених етапів допомагає структурувати роботу, мінімізувати кількість помилок і швидше досягати поставленої мети.
У статті розповімо, які існують етапи у проекту, як їх візуалізувати та керувати проектами в Kaiten.
Що таке життєвий цикл проекту та з яких етапів він складається
Життєвий цикл проекту (Project Life Cycle) – це послідовність етапів (фаз), які проходить проект до повного його завершення та отримання результату.Фази життєвого циклу проекту включають певні завдання та підзавдання. Їхнє виконання рухає проект до досягнення намічених цілей.
Кількість етапів проекту може змінюватись, залежно від масштабу, специфіки, умов реалізації, але за методологією Інституту управління проектами виділяють 5 основних етапів:
1. Ініціація. На цьому етапі відбувається:
- пропозиція ідей,
- постановка цілей,
- створення проектної документації,
- обговорення бюджету,
- визначення вигод та очікуваних результатів тощо.
Також ініціація проекту включає визначення статуту проекту та інструментів виконання.
2. Планування. Етап включає:
- визначення термінів кожного етапу,
- складання дорожньої карти проекту,
- призначення виконавців та відповідальних осіб,
- розподіл економічних та технічних ресурсів,
- оцінку ризиків,
- створення плану дій у форс-мажорних ситуаціях.
3. Виконання. Цей етап передбачає:
- виконання всіх поставлених у плані завдань,
- координування роботи для її завершення в повному обсязі та у намічені терміни для досягнення цілей,
- вирішення проблем та труднощів під час роботи.
4. Контроль. Тут відбувається:
- відстеження, наскільки своєчасно досягаються основні віхи проекту,
- перевірка коректності ходу виконання робіт та якості результату кожного завдання,
- вирішення проблем та труднощів під час роботи,
- внесення до плану необхідних коригувань.
Цей етап, як правило, стартує одночасно з етапом виконання.
5. Завершення. На цьому етапі здійснюється:
- підготовка документації, що закриває,
- обговорення результатів роботи,
- аналіз допущених помилок та способів їх усунення у майбутньому.
Якщо розбити проект на етапи, стає простіше досягати цілей у межах встановленого бюджету та термінів. Також це полегшує аналіз результатів та оцінку ефективності роботи.
Етапи розробки проекту
Візуалізація етапів життєвого циклу проекту в Kaiten
Kaiten – сервіс управління проектами. Його інструменти допомагають зробити роботу над проектом наочною та керованою. Покажемо це на прикладі проекту видання книги.
Ініціація
У видавництві кожна книга, що видається, — це окремий проект. Всі вони проходять однакові основні етапи проекту, тому їх можна зібрати на одній дошці, де кожна колонка відображатиме окремий етап. Так ви зможете керувати робочим процесом, контролюючи терміни, ресурси та інші деталі одразу всіх намічених проектів.
Для ініціації нового проекту додаємо картку на дошку такого простору.
Дошка з портфелем проектів видавництва
У картці проекту вказуємо термін виконання, відповідальних, а також прописуємо статут. Його зможуть бачити всі учасники цього проекту та звертатися до нього у будь-який час.
Приклад статуту проекту в описі картки
У найзагальнішому вигляді шаблон статуту проекту включає:
- цілі,
- бюджет,
- виконавців та відповідальних за завданнями проекту,
- сторони, зацікавлені в кінцевому продукті, особи для зв'язку за проектом,
- графік виконання ключових етапів,
- можливі ризики в ході реалізації та план дій у разі форс-мажорів,
- технічні обмеження,
- переваги проекту, позитивні ефекти від виконання.
Статут важливо узгодити із зацікавленими особами та забезпечити доступ до нього всіх учасників проекту.
Планування
Плануючи проект, потрібно визначити низку завдань із термінами виконання та відповідальними за результат.Завдання ми розмістимо на дошці в окремому просторі проекту.
Для візуалізації стадії проекту використовуйте колонки.
Дошка з прикладом етапів проекту та включених до них завдань
У картках завдань вкажіть терміни, виконавців та відповідальних, бюджет, коментарі та інші важливі деталі. Зробити це можна через поля користувача. Можна вибрати вже створене поле або зробити своє.
Картка завдання всередині проекту з усією ключовою інформацією щодо виконання
Проекти та завдання можна пов'язувати між собою за допомогою системи батьківських та дочірніх карток. Зв'язки відображаються в обох типах карток.
Дочірні картки відображаються у батьківській у вигляді списку та навпаки. Клікнувши, можна швидко перейти в потрібну дочірню картку та не шукати її на дошках різних просторів
У Kaiten ви також можете планувати терміни завершення етапів та трудовитрат за допомогою діаграми Ганта та модуля «Ресурсне планування».
Діаграма Ганта представляє всі завдання у вигляді графіка, у якому видно періоди їх виконання. Ви побачите довжину кожного завдання у часі, а також трудовитрати всіх задіяних у проекті співробітників. Достовірно знаючи завантаженість кожного учасника, можна здійснювати управління командою більш ефективно.
На діаграмі Ганта видно, скільки часу займає заплановане та реальне виконання завдань. Блок модуля Ресурсного планування підраховує, наскільки завантажені співробітники у годинах чи кількості карток. Червоні осередки – перевантажений, зелені – повне завантаження, білі – є вільний ресурс
Завдання можна пов'язувати між собою прямо на діаграмі, вибудовуючи послідовність виконання.
Зв'язки між завданнями відображаються у вигляді стрілок.Вони не розриваються і йдуть за блоками завдань, навіть якщо ви їх пересуваєте за графіком
Якщо завдання пов'язане з іншими, ви завжди можете бачити попереднє та наступне завдання у її картці.
Швидкий перехід до карток пов'язаних завдань здійснюється за кліком
За допомогою діаграми Ганта можна оцінити реальні витрати часу на проект. Для цього зафіксуйте базовий план виконання проекту на певний день, а потім порівняйте, наскільки реальний стан справ відрізняється від запланованого.
Ви можете зафіксувати кілька базових планів на діаграмі Ганта в різні моменти виконання проекту та переглядати їх у Kaiten будь-який момент. Якщо реальний хід роботи не буде відповідати наміченому плану, ці дані будуть виділені червоним кольором
Виконання
Реалізація проекту передбачає виконання учасниками поставлених завдань. Під час цього процесу картки рухаються колонками, поки не досягають колонки «Готово».
У просторі з усіма проектами компанії можна відслідковувати прогрес у міру того, як відбувається реалізація проекту
Якщо співробітники беруть участь відразу в кількох проектах, ви можете допомогти команді оцінювати їхнє поточне завантаження.
Наприклад, Андрій займається версткою одразу кількох книг. Створіть окремий простір із дошкою, що об'єднує його завдання з усіх поточних проектів. Потім відобразіть дошку на просторах цих проектів. Так керівник побачить реальну кількість завдань Андрія будь-якої миті і зможе коригувати його робоче навантаження.
Одну дошку можна розмістити на кількох просторах
Щоб легко розрізняти завдання з різних проектів, розділіть їх на дошці за допомогою доріжок або міток у картках.
Завдання одного співробітника за декількома проектами рознесені на дві доріжки з однаковими колонками — етапами Міткам можна встановлювати назву проекту та свій колір, а потім надавати їх потрібним карткам
Для зручної організації роботи створюйте нові типи карток. Для цього скористайтесь розділом "Адміністрація".
При створенні нового типу карток можна налаштувати шаблон опису завдань цього типу з обов'язковими до заповнення полями.
Наприклад, у завданнях з коректури має бути зазначений термін виконання. Створіть новий тип карток «Корректура» та додайте обов'язкове поле «Термін».
Дайте новому типу карток свою назву, іконку та колір, щоб легко відрізняти такі завдання від інших
Якщо не заповнити обов'язкове поле, то картку буде виділено жовтим кольором.
Усередині вже створених карток тип потрібно змінювати вручну. У нових завданнях він може встановлюватися за замовчуванням, якщо ви вкажете це у налаштуваннях дошки.
Контроль
Одночасно з виконанням проекту відбувається контроль роботи за всіма встановленими критеріями. У цьому допомагають чек-листи. Чек-лист є список із підзадач, які обов'язково повинні бути виконані для переміщення картки в наступну колонку.
Якщо це завдання, що повторюється, зручніше створити шаблонний чек-лист.
Створення чек-листа для завдання та шаблонного чек аркуша для етапу проекту
Прогрес закриття чек-листа завжди видно у прев'ю картки та всередині неї.
Чек-листи допомагають розкладати складні завдання на невеликі складові і не пам'ятати.
Візуальне подання прогресу за шаблонним чек-листом видно у картці завдання
Ще одна корисна функція Kaiten на даному етапі – Контроль термінів.Це діаграма, що у наочному вигляді співвідношення завдань із різним статусом: завершених, прострочених, у роботі та інших. Також вона дає уявлення про завантаженості співробітників.
Щоб побачити діаграму, натисніть кнопку «Звіти» вгорі простору та виберіть «Контроль термінів».
Налаштуйте фільтр праворуч, щоб побачити дані за потрібний період. Там же доступна фільтрація за відповідальними типами карток, мітками
Щоб краще контролювати виконання проекту, проводяться спеціальні зустрічі із його учасниками. На них ви переглядаєте дошки та звертаєте увагу команди на проблеми, блокування та причини, щоб разом знайти шляхи вирішення. Мета таких зустрічей – просунути проект до завершення.
Завершення
Коли всі завдання та етапи роботи над проектом виконані, проект вважається завершеним. На цьому етапі збираємо звіт, щоб подати його зацікавленим особам та надалі проаналізувати хід реалізації проекту. Це допоможе зрозуміти, що вийшло, як було задумано, що пішло за планом, а також знайти причини помилок, щоб виправити їх у майбутньому.
Скористайтеся сумарним звітом у вкладці «Звіти». Він дозволяє вивантажити завершені завдання за вказаний період. Для цього потрібно вибрати дошку, критерій угруповання та часовий проміжок. Отриманий звіт з'явиться у вигляді таблиці. Якщо потрібно, можна завантажити його.
Відображайте у звіті потрібні дані, групуючи картки за відповідальними, типом або мітками, а також вказуючи необхідний період
Висновки
Розкладаючи проект на етапи, ви зможете зробити роботу над ним більш керованою. Точне дотримання етапів проекту дозволяє не вибиватися з намічених термінів та бюджету, мінімізувати помилки та не упускати важливих деталей.Чим зручніше організовано візуалізацію етапів, тим простіше оцінити роботу над проектом.
Щоб візуалізувати етапи реалізації проекту та зробити роботу прозорою, використовуйте спеціальні інструменти для керування робочими процесами. Kaiten – одне з таких рішень. Завдяки йому команда завжди буде в курсі всієї необхідної інформації щодо проекту, а керівництво зможе контролювати хід його виконання та вчасно усувати складності, що виникають. Швидке отримання звітів за потрібними критеріями спростить контроль трудовитрат, допоможе проаналізувати та усунути помилки.
Kaiten – професійний інструмент для роботи з канбан-методом
Поділіться своїм досвідом роботи в Kaiten
Якщо хочете розповісти про свій кейс, управлінський досвід або стати співавтором статті, напишіть нашому редактору [email protected]
Подібне
Бізнес-модель Остервальдера (Business Model Canvas): практичний посібник
Розбираємось разом з менеджером проекту, що таке модель Остервальдера і для чого вона потрібна бізнесу
Цикл Шухарта-Демінга: вчимося нескінченно покращуватись
Цикл Демінга (PDCA): як використовувати модель для постійного покращення якості та ефективності
Що таке CRM-системи і навіщо вони потрібні вашому бізнесу
Як вибрати CRM-систему, яка виведе ваші стосунки з клієнтами на новий рівень
Нове
Hustle-культура: як впоратися з метушнею через таск-трекер
Хочете вирватися з полону поспіху та розставити пріоритети? Розповідаємо, як спланувати свої справи та злізти з колеса перегонів за продуктивністю.
Як Buzzolls прискорила розробку та об'єднала команди за допомогою Kaiten
Як Buzzolls об'єднала IT-команди, прискорила релізи за допомогою Kaiten та автоматизувала роботу всіх відділів
Як спати спокійно на віддаленні та чим допоможе таск-трекер
Коли робота сниться ночами: як врятувати сон та нерви за допомогою таск-трекера