У створенні цієї статті брала участь наша досвідчена команда редакторів та дослідників, які перевірили її на точність та повноту.
Команда контент-менеджерів wikiHow ретельно слідкує за роботою редакторів, щоб гарантувати відповідність кожної статті нашим високим стандартам якості.
Кількість переглядів цієї статті: 77 943.
У цій статті ми розповімо вам, як на комп'ютері з Windows та Mac OS X застосувати формулу до всього стовпця в Таблицях Google.
- Якщо таблиця містить рядок із заголовками, не вводьте формулу в комірку із заголовком.
Скопіюйте формулу до інших осередків стовпця. Для цього натисніть і утримуйте значок у вигляді маленького квадрата в правому нижньому кутку комірки з формулою, а потім перетягніть цей значок до останнього потрібного комірки. Коли ви відпустите кнопку миші, формула, яка знаходиться в першому осередку, відобразиться у всіх потрібних осередках.
"Google Таблиці" або Google Sheets – це безкоштовний інструмент від Google, що за своїми функціями та інтерфейсом нагадує Excel. У ньому можна працювати з простими та складними формулами, проводити обчислення, сортувати та аналізувати інформацію, будувати діаграми та багато іншого. Цим інструментом користуються люди різних професій – бухгалтери, таргетологи, маркетологи, SEO-фахівці, інженери, копірайтери. У статті докладно розповімо, як працювати з Google Sheets та які можливості є у цього сервісу.
Початок роботи з «Таблицями»
Таблиці зручні тим, що в них можна працювати онлайн, а всі дані зберігаються на серверах.Навіть якщо вимкнувся комп'ютер і ви не встигли зберегти документ, дані нікуди не пропадуть, і після завантаження ви зможете продовжити з місця, де закінчили.
Щоб розпочати роботу з сервісом, перейдіть на сторінку Google Sheets. Якщо у вас ще немає облікового запису Google, натисніть «Зареєструватися безкоштовно».
Якщо ви вже зареєстровані, натисніть «Вхід» або «Перейти до таблиць».
Виберіть обліковий запис і авторизуйтеся.
Тепер ви на головній сторінці свого робочого кабінету в Google Таблицях.
Тут показано всі документи, до яких ви маєте доступ. Їх можна відсортувати за власником, назвою, датою перегляду та змінами. Для завантаження своїх таблиць передбачено вікно вибору файлів.
Створення таблиці
1. Через робочий кабінет Google Sheets. Просто натисніть на плюсик внизу праворуч.
2. Через меню відкритої таблиці. Натисніть "Файл" → "Створити" → "Таблиця".
Якщо вибрати варіант «За шаблоном», таблиця буде створена за готовим шаблоном із вбудованими формулами, розміткою, текстами. Це стане в нагоді, якщо ви часто створюєте документи з однаковим набором формул та функцій або шукаєте готові рішення для своїх завдань.
У «Галереї шаблонів» є варіанти для різних завдань. Ви можете створити таблицю для розрахунку річного бюджету, робочого розкладу, рахунок-фактури і т.д. Не завжди готове рішення підходить на 100%, часто документ доводиться адаптувати, змінюючи формули, назви стовпців, оформлення.
Панель інструментів та головне меню
Таблиця створена. Щоб перейменувати її, натисніть назву та введіть текст.
Тепер розберемо меню та панель інструментів.
- Файл. Тут зібрані команди для створення нової або відкриття наявної таблиці, зміни назви та створення копії файлу, перегляду історії версій та імпорту.Можна поділитись таблицею з іншими користувачами, завантажити її на комп'ютер, відправити по email, роздрукувати, перенести до папки або видалити.
- Виправлення. Це стандартне меню, через яке можна копіювати, вставляти та переміщувати будь-які об'єкти.
- Вид. Тут налаштовується робоча область. Можна увімкнути показ сітки та панелі функцій, закріпити положення стовпців та рядків, масштабувати екран, групувати комірки.
- Вставка. Через цю вкладку можна додавати до таблиці картинки, емодзі, коментарі, посилання, формули, списки, нотатки та інші об'єкти.
- Формат. Тут можна форматувати текст, настроювати відображення дати, часу та іншої інформації.
- Дані. Можна сортувати інформацію на аркушах, додавати фільтри та зрізи, налаштовувати діапазони, видаляти повтори та подвійні прогалини, створювати іменовані функції.
- Інструменти. Тут можна створити та прив'язати до таблиці форму для опитування, перевірити текст на помилки, налаштувати повідомлення, увімкнути розширений пошук за документом, автозаповнення та відображення підказок.
- Розширення. Можна записати або імпортувати макрос, а також встановити та настроїти доповнення від сторонніх розробників, щоб розширити функціонал таблиць.
- Довідка. Розділ з довідковою інформацією та всією документацією щодо Google Sheets. Можна переглянути повний список усіх функцій та швидких клавіш, повідомити про порушення, пройти навчання по роботі з таблицями.
Щоб приховати головне меню та збільшити робочу область, натисніть стрілку праворуч або використовуйте гарячі клавіші Ctrl+Shift+F.
Панель інструментів розташована під головним меню.Через неї можна надіслати документ на друк, змінити масштаб і формат відображення даних, налаштувати відступи, шрифти та кольори, додати функцію, посилання та інший елемент.
При наведенні на кнопку відображається назва інструменту, тому розібратися з керуванням досить легко.
Робота з осередками, рядками та стовпцями
Будь-який об'єкт у «Таблицях» можна редагувати, копіювати, видаляти та переміщувати. Це робиться через контекстне меню або за допомогою швидких кнопок.
Наприклад зробимо копію стовпця. Виділяємо об'єкт і натискаємо комбінацію Ctrl+C чи команду «Копіювати» у контекстному меню:
Далі ставимо курсор там, куди хочемо скопіювати стовпець і натискаємо Ctrl+V або команду «Вставити».
Також можна вставити порожній рядок, комірку або стовпець. Для цього клацніть по осередку, поряд з яким хочете додати елемент, і застосуйте команду.
Видаляти об'єкти можна через контекстне меню або розділ «Редагування».
За потреби будь-який об'єкт можна тимчасово приховати.
Щоб змінити розмір стовпця або рядка, поставте курсор на його межу та потягніть.
Перегляд історії версій
У таблицях можна переглядати історію змін як всього документа, і осередків. Щоб переглянути всі версії таблиці та дати внесених правок, натисніть на піктограму у вигляді годинника.
Щоб переглянути інформацію про конкретну комірку, клацніть по ній і виберіть команду «Показати історію» в контекстному меню.
Ви зможете перегортати вкладки та бачити, хто і коли вносив зміни.
Налаштування спільного доступу
З таблицею можна працювати як один, так і командою. Щоб надати іншим користувачам доступ до файлу, натисніть «Параметри доступу».
Поділитись документом можна двома способами.
Спосіб 1. Відкрити доступ для кількох користувачів
1.Клацніть по рядку «Додати» та позначте потрібні контакти.
2. Встановіть права доступу: «Читач» — може лише переглядати таблицю; «Коментатор» – може переглядати та залишати коментарі; «Редактор» – може переглядати, коментувати та редагувати документ.
3. У разі потреби увімкніть надсилання користувачам повідомлення про відкриття доступу та натисніть «Надіслати». Запрошення надійде на email.
Спосіб 2. Включити доступ за посиланням
1. У полі «Спільний доступ» виберіть «Всі, хто має посилання».
3. Скопіюйте та надішліть посилання всім, кому хочете дати доступ.
Перший спосіб зручний, коли потрібно відкрити доступ до великої кількості користувачів і надіслати повідомлення на електронну пошту. Другим способом зручніше користуватися, коли ви ділитеся посиланням на файл через месенджер.
Видалення та відновлення таблиці
Щоб видалити таблицю, натисніть «Файл» → «Видалити».
Файл вирушить у кошик на 30 днів. Протягом цього терміну ви можете відновити його, після 30 днів документ видаляється остаточно.
Щоб відновити таблицю, відкрийте «Кошик» через бічне меню Диска Google.
Натисніть три точки поруч із файлом, далі — «Відновити».
Робота з даними
Редагування осередків
Як і будь-який документ, таблицю можна заповнити кількома способами: з клавіатури, копіювання, вставку та імпорт.
Щоб відредагувати комірку, клацніть по ній двічі лівою кнопкою миші та введіть свій текст.
Захист від правок
Ви можете встановити заборону на редагування даних іншими користувачами у всьому документі, на окремих аркушах, у комірках та вибраних діапазонах. Заборонити внесення змін до файлу можна через налаштування доступу. Для цього надайте роль «Читачу» або «Коментатор» тим, хто має посилання.
Щоб заборонити редагування конкретних діапазонів, виберіть у контекстному меню команду «Показати інші дії з коміркою» → «Захистити діапазон»:
Введіть опис, вкажіть діапазон, який ви бажаєте захистити від правок, і натисніть «Задати дозвіл».
Якщо потрібно захистити аркуш, перейдіть на другу вкладку і проробіть аналогічні дії.
Якщо потрібно прибрати окремі осередки із забороненої зони, натисніть «Виключити» та вкажіть діапазони, які залишаться доступними для редагування.
Після натискання кнопки "Задати дозволи" на екрані з'явиться віконце, де потрібно налаштувати права для роботи із захищеним діапазоном. Ви можете вказати список користувачів, які можуть змінювати ці осередки та аркуші, або імпортувати готовий список редакторів.
Також можна включити показ попередження, яке з'являтиметься під час редагування захищених осередків.
Тоді при спробі зміни таблиці користувачі побачать таке повідомлення:
Коментарі та примітки
Комірки в Google Sheets можна коментувати та залишати до них нотатки. Об'єкти з коментарями відмічені жовтим маркером, а із примітками – чорним.
На коментарі можна відповідати, тож вони підійдуть для роботи з командою. На примітки відповідати не можна, вони підходять для нотаток та уточнень. Додати елементи можна за допомогою меню або швидких клавіш.
Як видалити коментар або примітку:
- Щоб відзначити коментар вирішеним, виділіть комірку з ним і натисніть на галочку. Якщо потрібно повністю стерти повідомлення, натисніть на три точки поряд, а потім «Видалити».
- Щоб видалити нотатку, викличте контекстне меню та натисніть «Видалити нотатки».
Налаштування форматів
Інформація в таблиці може відображатись у різних форматах. Наприклад, дата може мати такий вигляд: «22.11.2023».Або ось так: «22 листопада 2023 року». Числа можуть бути цілими або з десятими, сотими та тисячними на кінці. Якщо ви ведете розрахунки, можете вибрати потрібну валюту, показувати дані у відсотках, із округленням або без тощо.
Формат налаштовується через головне меню. Можна вибрати готові варіанти або встановити параметри. Наприклад змінимо формат дати. Виділимо комірки та натиснемо «Формат» → «Числа» → «Дата користувача та час».
Виберемо потрібний формат. Наприклад, додамо в дату день тижня та пропишемо місяць не числом, а словом. Натискаємо "Застосувати".
Готово! Формат дати у таблиці змінився.
Умовне форматування
Цей інструмент знадобиться для автоматичної зміни форматування осередків, які містять потрібні дані. Наприклад, можна виділити кольором діапазони, де є певні слова, дати, числа більше чи менше заданого значення тощо.
Щоб додати правило, виділіть комірки та натисніть «Формат» → «Умовне форматування».
Справа з'явиться віконце, де потрібно налаштувати правила. Наприклад, виділимо зеленим кольором осередки з датою після 25 листопада 2023 року. Для цього вибираємо правило «Дата після» → «Точна дата» та встановлюємо число. Далі вибираємо колір заливки та натискаємо «Готово».
Усі осередки з датою після 25.11.2023 автоматично забарвилися у зелений колір.
Якщо потрібно створити складне та унікальне правило, замість готової умови виберіть пункт «Ваша формула» та вкажіть функцію.
Докладніше зі списком доступних формул можна отримати у Довідці Google.
Сортування, фільтри та зрізи
У «Таблицях» можна сортувати та фільтрувати дані, а також проводити зрізи для перегляду коротких зведень. Інструменти для цього знаходяться у вкладці "Дані".
Сортування
Найпростіший вид сортування – порядковий.Осередки з числами можна розташувати від меншого значення до більшого і навпаки, а осередки з текстом — в алфавітному порядку.
Важливо! Якщо в таблиці є рядок заголовків, то при виділенні всього стовпця вона також братиме участь у сортуванні і може зміститися. Щоб уникнути цього, використовуйте команду «Сортувати діапазон», попередньо виділивши потрібні комірки на аркуші, крім рядка заголовка.
Фільтри
За допомогою фільтрів можна приховати комірки, які тимчасово не потрібні. Це зручно, якщо потрібно проаналізувати великий обсяг інформації. Наприклад, ви хочете подивитися статистику товарів з однієї категорії, але на аркуші знаходяться дані про всю продукцію. У цьому випадку необхідно задати фільтр з умовою.
Для роботи з фільтрами передбачені два інструменти – "Створити фільтр" та "Режими фільтрації". При використанні першого сортування даних побачать усі користувачі, яким доступний документ. Якщо фільтр потрібен лише вам і ви не хочете, щоб він заважав колегам, використовуйте інструмент «Режими фільтрації» → «Створити новий фільтр».
Після створення фільтра поруч із вибраними діапазонами з'явиться значок у вигляді перевернутого трикутника з ліній.
Натиснувши на нього, ви зможете задавати правила фільтрації даних. Наприклад, показати лише комірки з певним значенням.
Зрізи
Зріз використовується для відображення зведеної інформації діапазону. Його зручно застосовувати, коли в таблиці багато різної інформації і потрібно коротко підсумовувати.
Інструмент підключається через вкладку «Дані» → «Додати зріз».
Перевірка на помилки
За допомогою цього інструмента можна перевірити дані на помилки. Наприклад, у таблиці мають бути вказані дати у певному форматі, але в одному з осередків замість дати стоїть інша інформація.Якщо налаштувати та увімкнути перевірку, система знайде та виділить діапазон з помилкою. Ця функція стане в нагоді для роботи з об'ємними таблицями, де ручна перевірка займе багато часу.
Для роботи з інструментом натисніть "Дані" → "Налаштувати перевірку даних" → "Додати правило".
Давайте перевіримо комірки на наявність правильної дати. Встановимо критерій «Дата в проміжку» та вкажемо період із 20.11.2023 по 5.12.2023.
Натискаємо «Готово» і бачимо, що на одному осередку з'явився червоний маркер у вигляді трикутника. Натиснувши нею, бачимо опис помилки.
Також ви можете поставити заборону на введення невірної інформації в комірки. Для цього додайте правило за інструкцією вище, перейдіть у вкладку «Розширені налаштування» та виберіть «Забороняти введення даних» або «Показувати попередження».
Тепер, якщо хтось почне вводити в таблицю неправильну інформацію, система не дозволить цього і покаже інформацію про помилку.
Зведені таблиці
Цей інструмент допомагає структурувати велику кількість інформації. Наприклад, у таблицю збираються дані за всіма замовленнями, джерелами трафіку та лідами. За кілька місяців у документі можуть з'явитися тисячі рядків. Зведені таблиці допоможуть структурувати дані та проаналізувати, який канал приніс більше прибутку.
Для створення такого звіту натисніть «Вставка» → «Створити зведену таблицю».
Вкажіть діапазон для побудови таблиці та виберіть аркуш, до якого потрібно додати звіт — новий або існуючий. Натисніть кнопку «Створити».
Далі в редакторі налаштуйте параметри зведеної таблиці:
- у розділі «Рядки» вкажіть стовпець з каналами трафіку;
- у графі «Значення» вкажіть стовпець з даними про кількість лідів або отриманий прибуток.
Система збере в таблицю інформацію за цими двома параметрами і ви зможете швидко подивитися, який канал приніс більший дохід. Також можна додати додаткові фільтри, наприклад, не враховувати інформацію каналами, які принесли менше 10 лідів.
Формули (функції)
Функції — це формули, з допомогою яких можна зробити необхідні обчислення. У Google Sheets можна використовувати математичні, текстові, логічні, фінансові, статистичні та інші види функцій. Їх повний список є у довідці Google.
Рядок функцій знаходиться під панеллю інструментів. У ній зазначаються формули для розрахунків.
Щоб додати формулу, натисніть «Вставка» → «Функція» та виберіть потрібний варіант з каталогу.
Наприклад візьмемо просту формулу для підсумовування.
Виділіть комірки, дані яких потрібно підсумувати, та натисніть Enter.
Система покаже суму вибраних чисел. Якщо після цього виділити комірку з результатом розрахунку, то рядок функцій відобразиться використана формула.
Формулу можна додати вручну. Для цього поставте знак =, напишіть назву функції і вкажіть у круглих дужках діапазон для розрахунку. Наприклад, =СРЗНАЧ(A1:A5).
Діаграми та графіки
Інформацію у таблиці можна візуалізувати за допомогою графіків. Щоб додати цей інструмент, натисніть «Вставка» → «Діаграма».
Справа з'явиться редактор діаграм. У ньому потрібно встановити діапазон осередків, значення яких потрібно показати на графіку.
Після натискання Enter діаграма з'явиться поверх таблиці.
У налаштуваннях можна змінити тип. Наприклад, зробити круговий чи точковий.
Стилі та шрифти графіка налаштовуються у вкладці «Додаткові».
Діаграму можна зберегти як картинку та додавати до інших документів.
Інтеграція з сервісами Google
Таблиці легко зв'язати з Google Forms та Google Analytics. Розберемо обидва варіанти практично.
Google Forms
У Google Forms можна створювати анкети, опитувальники та брифи, які стануть у нагоді в різних сферах діяльності. Якщо пов'язати форму з Google Sheets, то результати опитувань збиратимуться в таблицю, що дуже зручно, тому що ви в будь-який момент зможете їх переглядати, сортувати, фільтрувати та аналізувати.
Для зв'язку Google Forms із таблицями натисніть «Інструменти» → «Створити форму».
Інтерфейс конструктора Google Forms інтуїтивно зрозумілий, тому докладно на налаштуванні самої форми не будемо зупинятися.
Після створення опитувальника до таблиці додасться аркуш «Відповіді», до якого збиратимуться результати анкетування.
Google Analytics
На відміну від форм, сервіс аналітики не вбудований у «Таблиці», тому для його інтеграції потрібно додати програму. Для цього натисніть "Розширення" → "Додатки" → "Встановити".
Знайдіть сервіс через пошук та встановіть.
Щоб завантажити статистику відвідуваності сайту в таблицю, натисніть "Розширення" → "Google Analytics" → "Create new report". Далі вкажіть назву звіту, виберіть обліковий запис, сайт та метрики, які хочете вивантажити. Після натискання Create report інформація з сервісу аналітики з'явиться в таблицях.
Гайд по роботі з Google Analytics 4 знайдете посилання.
Інші програми для Google Sheets
Доповнення допомагають збільшити можливості «Таблиць» та спростити рутинні завдання. Ось кілька корисних розширень:
- Crop Sheet. Чистить документ від порожніх осередків, у яких немає жодних даних. Це допомагає прискорити роботу таблиць, якщо потрібно проаналізувати великий обсяг інформації.
- Template Gallery. Містить понад сто шаблонів для таблиць на всі випадки життя.Є готові варіанти створення календарів, рахунок-фактур, калькуляторів, листів та інших інструментів.
- Power Tools. Видаляє дублікати осередків та зайві прогалини, дозволяє масово змінювати регістр літер, шрифти та фон. Сортує комірки за вмістом та оформленням.
Ще більше розширень можна знайти у Google Workspace Marketplace. Щоб побачити лише ті додатки, які працюють у «Таблицях», поставте позначку у фільтрі «Сумісність».
Швидкі клавіші
Прискорити роботу допоможуть гарячі кнопки. У «Таблицях» їх більше сотні, але ми розглянемо кілька найчастіше використовуваних:
- Shift + пробіл – виділення цілого рядка.
- Ctrl + пробіл – виділення всього стовпця.
- Ctrl+K — вставка посилання.
- Ctrl+Alt+M — додавання коментаря.
- Home — перехід у початок рядка.
- Shift + F11 – додавання нового аркуша.
- Alt + Enter – перехід за посиланням.
Переглянути повний перелік поєднань можна у розділі «Довідка» → «Швидкі клавіші».
Google Таблиці — зручний та універсальний інструмент, у якому можна вести сімейний бюджет чи бухгалтерський облік, аналізувати статистику з реклами чи відвідуваності сайту, розраховувати складні формули та багато іншого. Його функції будуть цікаві як новачкам, так і досвідченим користувачам, а вивчення інструкцій та гайдів по роботі в сервісі не забере багато часу.