Виправлення помилок у документах та облікових регістрах

Правова основа виправлення помилок у бухгалтерському обліку

Здійснення бухгалтерського обліку вимагає до себе підвищеної уваги з боку бухгалтерських працівників, проте не один, навіть найдосвідченіший працівник не застрахований від помилок при складанні первинних документів та облікових регістрів.

Ведення бухгалтерських записів у первинних документах має здійснюватися без помарок та підчисток, а також у процесі занесення даних до облікових регістрів необхідно здійснювати перехресний контроль шляхом зіставлення даних аналітичного та синтетичного обліку. Помилки можуть бути виявлені як при підрахунку підсумків, так і при складанні оборотної відомості.

Правовою основою, що регулює виправлення помилок в обліку, є насамперед Федеральний закон від 06.12.2011 N 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік».

ст. 10 402-ФЗ визначає порядок занесення первинних документів та інформації що містяться в них в облікові регістри та систему їх заповнення. Крім того, у п.8 ст. 10 закону 402-ФЗ йдеться про порядок проведення виправлень в облікових регістрах у разі допущення до них помилок.

Більше уваги питанню виправлення помилок приділено до ПБО «Виправлення помилок у бухгалтерському обліку та звітності» (ПБУ 22/2010).

У цьому положенні визначено, що неправильне відображення даних у бухгалтерському обліку пов'язане з:

помилками у застосуванні законодавства;
арифметичними помилками;
неточностями відповідно до затвердженої облікової політики;
невідповідної оцінки скоєних господарських операцій та їх класифікації;
неправильним використанням даних, що є на момент підписання звітності;
несумлінним веденням обліку з боку посадових осіб.

При цьому виявлені помилки та наслідки, спричинені ними, підлягають обов'язковому коригуванню.

Способи виправлення помилок в облікових записах

Загалом у бухгалтерському обліку виділяють такі способи виправлення помилок:

коректурний спосіб;
додаткового проведення;
"Червоне сторно" (спосіб негативних чисел).

Обраний у тій чи іншій ситуації спосіб визначається характером помилки.

Коректурний спосіб виправлення помилок

Використовується в тих випадках, коли не було допущено помилок у кореспонденції рахунків або помилка була виявлена вчасно, помилки даного звітного періоду. Коректурний спосіб застосовується у таких випадках:

здійснення описок;
помилок при підрахунку підсумків;
занесення даних над той обліковий регістр.

Виправлення робляться так: помилкові дані закреслюються так щоб їх було видно (одною рисою), поряд роблять вірний запис із відображенням дати, підтвердженням фразою «Виправленому вірити» та підписом.

Д 20 До 10/1 – 5 000руб.

Д 20 До 10/1 – 5 100руб. "Виправленому вірити" 18.01.18 Власова А. н.

Виправлення помилок способом додаткового проведення

Спосіб додаткової проводки (запису) використовується у разі, коли в бухгалтерському записі відображена кореспонденція рахунків є правильною, а ось сума вказана нижче за фактичну. Для того, щоб запис був правильним, складається дод. проведення з тією ж кореспонденцією рахунків, а сума визначається як різниця між фактичною сумою та внесеною до попередньої проводки.Даний спосіб використовується в організаціях, також при коригувальних записах наприкінці звітного року, якщо планова собівартість, отриманої протягом року продукції, виявилася нижчою від фактичної суми витрат (тобто при перевитраті).

Допущено помилку в записі суми, правильну суму 6500 рублів.

Д 10/10 До 60 – 5850 руб.

Д 10/10 До 60 – 650 руб.

«Червоне сторно» як один із способів виправлення

Застосування способу «червоне сторно» найчастіше актуальне при виправленні помилок, пов'язаних з кореспонденцією рахунків або коли помилка відноситься до того звітного періоду за який баланс вже складений. Цей спосіб використовується й у тому випадку, якщо бухгалтерський запис відображає суму більшу, ніж має бути фактично.

Помилковий запис анулюється шляхом сторнувального запису. Сторнувальний запис – це проводка з негативним числом, при цьому вона робиться червоним чорнилом (пастою), або виділяється червоним кольором у прикладних бухгалтерських програмах.

Надійшли будівельні матеріали від постачальників у сумі 6 100 рублів.

Д 10/4 До 60 – 6100 руб.

Тепер пишеться правильно.

Д 10/8 До 60 – 6100 руб.

Практичне завдання на тему «Виправлення помилок у документах та облікових регістрах»

Завдання 1: Усередині організації кошти переведені з одного грошового рахунку в інший у сумі 80 200 крб. У обліку у своїй зроблена наступна проводка Д 50 До 55/1 – 80 200 крб. Виправити дані.

1. Коректурний метод.

Д 50 До 55/1 – 80 200 руб.

Д 50 До 51 – 80200 руб. «Виправленому вірити» 03.04.2018р. Петрова О. н.

2. Спосіб "червоне сторно".

Д 50 До 55/1 – 80200 руб.

Д 50 До 51 – 80200 руб.

Завдання 2: Усередині організації кошти переведені з одного грошового рахунку в інший у сумі 80 200 крб. У обліку у своїй зроблена наступна проводка Д 50 До 51 – 72 100 крб. Виправити дані за допомогою способу додаткової проводки.

1. Спосіб додаткового проведення.

Д 50 До 51 – 72100 руб.

Д 50 До 51 – 8100 руб.

Виправлення помилок у документах та облікових регістрах - Druzhba.v.ua

Бухгалтерський облік підприємств регламентують декілька документів: 9 стаття ФЗ «Про бухгалтерський облік», стандарт ФСБУ 27/2021 «Документи та документообіг у бухгалтерському обліку», затверджений наказом Мінфіну від 16.04.2021 № 62н. Саме на них потрібно спиратися при веденні бухгалтерського обліку, щоб усе було у відповідність до закону. Незважаючи на чітке регулювання бухобліку законом, багато хто робить грубі помилки, які можуть призвести до серйозних наслідків (штрафи, притягнення до адміністративної та кримінальної відповідальності). Саме про те, як швидко перевірити файл на помилки і легко виправити помилку у документі поговоримо в цій статті.

Види помилок у первинних документах

Помилка бухгалтера – неправильне свій відбиток (чи невідображення) фактів господарську діяльність підприємства.

Технічні. Такі помилки, наприклад, друкарська помилка, описка, арифметична помилка – зачіпають тільки техніку оформлення, але не змінюють економічну сутність документа.
Процедурні. Ці помилки виникають через те, що співробітник не дотримувався процедури бухгалтерського обліку. Наприклад, він здійснив неточність у документуванні операцій, періодизації, кореспонденції рахунків, оцінці, поданні інформації у звітності. Ці помилки в первинці призводять до неправильного відображення господарських операцій на бухгалтерському обліку.
Незалежні від людини.Це помилки, які виникли через збої програм, техніки, застарілих або неточних даних.

Плюс до всього не можна виключати і людський фактор. Велике навантаження, аврали та переробки ведуть до неуважності співробітників і, як наслідок, помилок та помилок у документах. Людина не може працювати ідеально. у ФНП. Вчасно помічену помилку можна виправити без серйозних наслідків. кілька нюансів.

Як виправити помилку у документі?

Якщо ви думали, що досить просто замінити первинний документ з помилкою на правильний варіант, то ви помилялися. Мінфін і податкова служба не дозволяють так робити.

Основні способи виправлення помилок у бухгалтерських документах, передбачених законодавством:

Коректурний.Коли документ виправляють, вказують дату, ПІБ, посаду, підпис осіб, які внесли виправлення.
Виставлення коригуючого (виправленого) варіанта. Аналогічно виставленню коригувальних/виправлених рахунків-фактур.

Приклади виправлення помилок у первинних документах із практики

Якщо помилка в первинному документі ТОРГ-12, до нього внесли виправлення та підтвердили одним підписом, то цього недостатньо.

Те саме підтверджує і судова практика: виправлення до первинних документів вносяться лише з підтвердженням усіх учасників господарської операції.

Помилка в бухгалтерському документі «рахунок на оплату» виправити простіше, оскільки він не відноситься до первинних документів.Винятком є рахунки на оплату оренди, комунальних платежів, якщо є всі необхідні реквізити. Тому рахунок на оплату досить просто замінити на новий виправлений документ.

Технічні помилки в УПД із статусом «1» можна виправити кількома способами. Якщо неточність в ідентифікації платника податків або інших відомостях для відрахування ПДВ, робиться новий УПД зі статусом «1» з вірною інформацією, з тими самими номером і датою, а в рядку «1а» вказується номер та дата виправлень.

Якщо помилка у реквізитах рахунки-фактури, то потрібно скласти новий УПД зі статусом «2» з тією ж датою та номером, що й у помилковому документі. Дата та номер виправлення помилок у первинному документі пишеться у рядку «1а».

Як уникнути помилок у первинних документах?

Можна просто щоразу перевіряти файл на помилки та своєчасно їх виправляти. Однак це не завжди ефективно і займає багато часу у співробітників бухгалтерії.

Щоб скоротити ризик помилок у первинних документах і не нарватися на штраф з боку контролюючих органів, автоматизуйте ваш бухгалтерський облік.

Так, наприклад, за допомогою мультисервісу Entera ви не просто перевіряєте документ на помилки, а й можете вносити первичку в кілька кліків:

ви скануєте чи фотографуєте документ (акт, накладну);
сервіс сам розпізнає та формує документ;
далі передає до вашої облікової системи;
документи залишаються у архіві.

А чеки про покупки зручно завантажувати через смартфон. Ви наводите камеру на QR-код, система сама розпізнає чек і завантажує в архів.

Програма розпізнає документи з точністю до 98% з урахуванням типу, регістру та параметра та перевіряє помилки у документі – тому неточностей не буде.

повністю сумісна з 1С, Моя справа, CRM-системами;
завантажує документи із email, ЕДО;
перевіряє всі математичні операції;
розпізнає 20 типів документів (договір, додаток до договору, додаткова угода, ТОРГ-2, наказ, деталізація/специфікація, авансовий звіт, звіт агента, ВМД, лист, повернення на лист, акт звірки, акт заліку та надійно зберігає всі дані в електронному архів.

Спробуйте самі і переконайтеся, що вам більше не потрібно перевіряти XML файл на помилки через автоматичне введення первинки. Оформіть безкоштовний пробний період прямо зараз за посиланням.

Виправлення помилок у документах та облікових регістрах - Druzhba.v.ua

Навмисні помилки допускаються у разі несумлінних дій посадових осіб організації. До них відносяться підробки, фальсифікація документів, вуалювання даних бухгалтерської звітності. Наприклад, умисне підроблення документів щодо відпуску матеріалів у виробництво, що здійснюється з метою приховування факту розкрадання.

У свою чергу ненавмисні та навмисні помилки становлять групу помилок за змістом, до яких належать:

Помилки під час документування операцій – відображення операції за відсутності первинних документів чи, навпаки, наявність фальсифікованих документів на операції які відбувалися.
Помилки в періоді відображення, коли господарська операція, здійснена в одному звітному періоді, відображається у бухгалтерському обліку та звітності у наступному періоді. Найчастіше вони виникають через несвоєчасне отримання супровідних документів від контрагентів – накладних, рахунків-фактур тощо;
Помилки у кореспонденції рахунків, що виражаються у складанні неправильних проводок, що спотворюють економічну сутність здійснених операцій.
Помилки в оцінці, пов'язані з порушенням встановлених правил визначення первісної та фактичної вартості об'єктів обліку, нарахування амортизації тощо.
Помилки у поданні інформації у звітності. Наприклад, «згорнуте» сальдо за рахунками розрахунків 60,62,76,71.

Специфічні помилки виникають під час використання некоректно налаштованих бухгалтерських комп'ютерних програм, і навіть внаслідок збоїв у роботі комп'ютера. Наприклад, дані, введені в комп'ютер, можуть виявитися втраченою через комп'ютерні віруси, раптове відключення електрики тощо.

Не є помилками пропуски та неточності у бухгалтерському обліку та звітності, якщо вони були виявлені в результаті отримання нової інформації, яка не була доступна організації на момент відображення (невідображення) таких фактів господарської діяльності (п.2 ПБО 22/2010).

За рівнем суттєвості ПБО 22/2010 розділило помилки на суттєві та несуттєві.

Помилка визнається суттєвою, якщо вона окремо або в сукупності з іншими помилками за той самий звітний період може вплинути на економічні рішення користувачів, які вони приймають на основі бухгалтерської звітності, складеної за цей звітний період. Істотність помилки організація визначає самостійно, виходячи як із величини, так і характеру відповідної статті (статей) бухгалтерської звітності (п.3 ПБО 22/2010). Критерії суттєвості мають бути закріплені в обліковій політиці організації.

Якщо помилка відповідає критеріям суттєвості, встановленим організацією, її можна визнати несуттєвою .

За періодом виникнення суттєві та несуттєві помилки можна класифікувати як помилки звітного року та помилки попереднього звітного року.

А ось за періодом виявлення помилок класифікація трохи складніша. Тут потрібно враховувати і суттєвість, і період виникнення, і порядок затвердження річної бухгалтерської звітності.

Помилки звітного року виявляються і виправляються у випадках: до закінчення звітного року, тобто. до 31 грудня, та після закінчення звітного року, але до дати підписання звітності.

Помилки попереднього звітного року класифікуються за такими видами та періодами виявлення:

Неістотна помилка, виявлена після дати підписання бухгалтерської звітності;
Істотна помилка, виявлена після дати підписання бухгалтерської звітності, але до дати подання звітності, тобто. до 31 березня наступного року за звітним;
Істотна помилка, виявлена після подання бухгалтерської звітності. Таким періодом для ВАТ є період із 31 березня до 30 червня року, наступного за звітним. Для ТОВ – з 31 березня до 30 квітня року, наступного за звітним;
Істотна помилка, виявлена після затвердження бухгалтерської звітності. Для ВАТ цим періодом буде період після 30 червня року, наступного за звітним. Для ТОВ – після 30 квітня року, наступного за звітним.
Суттєва помилка була допущена до початку раннього з представлених у бухгалтерській звітності за поточний звітний рік попередніх звітних періодів.

Розуміти це слід так. Поточним звітним роком є 2011 рік. У балансі ранньою датою є період на 31 грудня 2009 року. Отже, необхідно буде розглядати суттєві помилки, допущені до 2009 року. Якщо поточним звітним роком буде 2012 рік, то ранньою датою буде період до 2010 року.

Можна, звичайно, включити свою інтуїцію і діяти методом «наукового тику».Але, як показує практика, найефективнішим методом виявлення помилок у бухгалтерському обліку є інвентаризація майна організації. З її допомогою найлегше виявляються помилки звітного року, недостачі, розкрадання, а також помилки, пов'язані з документуванням операцій.

Другим за популярністю є метод взаємної звірки розрахунків із контрагентами. Кожен поважаючий себе бухгалтер проводить звірку з дебіторами та кредиторами не рідше одного разу на квартал, а то й щомісяця. Цей метод хороший для виявлення відсутніх документів, помилок у яких, списанні прострочених заборгованостей.

Складаючи оборотну шахову відомість, можна виявити «нестандартні» проводки, або помилку в кореспонденції рахунків. «Шахматка» дозволяє простежити всі проводки за дебетом даного рахунку з кредитами інших рахунків і навпаки.

При складанні бухгалтерської звітності корисно застосувати метод арифметично-логічного контролю. У звітності існують певні «контрольні точки», значення яких у правильно складеній бухгалтерській звітності мають співпадати. Звіряння з ними дозволяє самостійно визначити помилки, не покладаючись на програму «С».

Алгоритм виправлення помилки

У якій послідовності треба діяти бухгалтеру, якщо помилку вже знайдено? Пропонуємо коротку схему дій у цій «надзвичайній» ситуації (рис. 2):

Малюнок 2 – Алгоритм виправлення помилок у бухгалтерському обліку та звітності

Складаємо бухгалтерську довідку

Внесення виправлень до бухгалтерського обліку організації є господарською операцією. Тому згідно з п. 1 ст. 9 Федерального закону від 21.11.1996 № 129-ФЗ «Про бухгалтерський облік» (далі Закон № 129-ФЗ) будь-яке виправлення помилок має бути документально підтверджено.Зазвичай при цьому використовується бухгалтерська довідка. Визнання бухгалтерської довідки як первинного облікового документа відображено лише у статті 313 НК РФ, яка свідчить, що підтвердженням даних податкового обліку є первинні облікові документи (включаючи довідку бухгалтера).

На сьогоднішній день форму бухгалтерської довідки для комерційних організацій не затверджено жодним офіційним документом. Застосування організацією форм документів, розроблених самостійно, має бути закріплено у її обліковій політиці. Цього потребує п. 4 ПБО 1/2008 «Облікова політика організації». Тому форму бухгалтерської довідки необхідно оформити окремим додатком до облікової політики.

Пунктом 2. ст. 9 закону № 129-ФЗ визначено, що документи, форму яких не передбачено в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації, мають містити обов'язкові реквізити. Тому при складанні бухгалтерської довідки обов'язково вказуються такі реквізити:

а) найменування документа (бухгалтерська довідка);

б) дату складання документа;

в) найменування організації, від імені якої складено документ;

г) зміст господарської операції (докладний опис помилково відображених господарських операцій, зміст невірно відображеної операції (бухгалтерські проводки), обґрунтування причини помилки, спосіб її виправлення на рахунках бухгалтерського обліку, зміст виправного запису;

д) вимірювачі господарської операції у натуральному та грошовому вираженні;

е) найменування посад осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення;

ж) особисті підписи вказаних осіб.

У червні 2011 р. при прийомі звіту комірника за травень 2011 р. бухгалтер ТОВ «Ромашка» виявила друкарську помилку на загальну суму 1800 руб.31 травня 2011 р. від ТОВ «Союз» надійшли товари на суму 5347 руб. (У т.ч. ПДВ – 815,64 руб.). Комірник Смирнова С.І. оприбуткував товари у сумі 3547 крб. (У т.ч. ПДВ -541,06 руб.). За словами комірника, звіт не було здано до бухгалтерії, т.к. з 01.06.2011 р. по 15.06.2011 р. вона знаходилася на лікарняному.

Виправлення до бухгалтерського обліку внесено у червні 2011 р. такими проводками:

Дт 41 Кт 60 – 1525,42 руб. – Проведено додаткову суму по товарах на складі;

Дп 19 Кт 60 – 274,58 руб. – додатково відображено ПДВ щодо придбаних товарів.

У цій ситуації комірник написав пояснювальну, а бухгалтер склав довідку такого змісту:

Бухгалтерська довідка-розрахунок №7

18 червня 2011 р. при прийомі звіту комірника за травень 2011 р. виявлено друкарську помилку на загальну суму 1800 руб. Помилка була допущена комірником Смирнової С.І. 31.05.2011 р. при надходженні товарів від ТОВ «Союз». Товарно-транспортна накладна №123 від 31.05.2011 р у сумі 5347 крб. (У т.ч. ПДВ -815,64 руб.), Рахунок фактура №123 від 31.05.2011 р. у сумі 5347 крб. (У т.ч. ПДВ -815,64 руб.).

Внаслідок помилки сума оприбуткованого товару була занижена на 1525,42 руб. (без ПДВ):

(5347-815,64) – (3547 – 541,06) = 1525,42 руб.

Сума ПДВ, за товарами, що надійшли, була занижена на:

815,64 – 541,06 = 274,58 руб.

Ця помилка є помилкою звітного року та виявлена до закінчення року. Відповідно до п. 5 ПБО 22/2010 виправлення до бухгалтерського обліку внесено у момент виявлення помилки, такими проводками:

Дп 41 Кт 60 – 1525,42 руб. – Додатково відображена сума по оприбуткованих товарах на складі;

Дп 19 Кт 60 – 274,58 руб. – відображено ПДВ щодо оприбуткованих товарів.

Виправлення помилок може торкнутися одного або декількох первинних документів. Щоб легше було знайти ці документи, наприклад, під час проведення перевірки, логічно додати до бухгалтерської довідки копії первинних документів, у яких виявлено помилку, або вказати у довідці, де саме вони знаходяться.

Способи виправлення помилок

Відповідно до п. 5 ст. 9 Закону № 129-ФЗ виправлення до первинних облікових документів можуть вноситися лише за погодженням з учасниками господарських операцій, що має бути підтверджено підписами тих самих осіб, які підписали документи, із зазначенням дати внесення виправлень. Забороняється вносити виправлення до касових та банківських документів. Для виправлення помилкових записів у первинних облікових документах та облікових регістрах застосовується три класичні способи.

Коректурний спосіб полягає в наступному. Припустимі помилки слід закреслити однією рисою (так щоб можна було прочитати неправильний запис) і написати зверху правильний текст або суму. Потім правильний текст або суму повторюють на полях документа або внизу та завіряють підписом особи, яка внесла виправлення, за погодженням з учасниками господарської операції та із зазначенням дати внесення виправлень.

Спосіб додаткової проводки застосовується в тих випадках, коли в бухгалтерській проводці або облікових регістрах зазначена сума операції менша, що є фактичною. Для виправлення такої помилки складається додаткові бухгалтерські проводки на різницю між правильною та заниженою сумами операції.

Спосіб «червоне сторно» застосовується, коли в облікових записах вказано неправильну кореспонденцію рахунків.При цьому неправильна стара запис анулюється шляхом її повторення червоним кольором і відбувається новий правильний запис, але вже звичайним чорнилом У практиці зустрічаються три види помилок, які повинні бути виправлені шляхом сторнування.

1. Бухгалтерська проводка та записи за рахунками зроблені необґрунтовано, оскільки господарська операція не мала місця.

2. Бухгалтерська проводка та записи по рахунках зроблені на основі первинного документа та відповідають сумі операцій.

3. Коли проводка складена правильно, але сума операції завищена.

Порядок виправлення помилок

Порядок виправлення помилок у бухгалтерському обліку та звітності встановлений розділом 2 ПБО 22/2010. склали пояснювальну таблицю (табл.1).

Порядок виправлення помилок у бухгалтерському обліку та звітності відповідно до ПБО 22/2010

Період виявлення помилки