Електронний документообіг, або ЕДО, — сучасна технологія для дистанційного обміну документами між сторонами бізнес-процесів. За ЕДО передають договори, рахунки-фактури, первинну документацію. Такі документи вважаються юридично значущими, тому що їх підписує керівник власним електронним підписом.
НВІС підтримує електронний документообіг для різних видів діяльності. Система підтримує автоматизований обмін документами з органами контролю, бізнес-партнерами та всередині компанії. Даємо докладну інструкцію, як працювати з ЕДО в НВІС, як підписувати в НВІС документи та анулювати їх.
Як працювати з ЕДО в НВІС
Щоб почати вести ЕДО в НВІС, пройдіть реєстрацію або авторизуйтеся в системі та увійдіть до особистого кабінету. У ньому користувачі можуть завантажувати та відправляти файли різних форматів, стежити за статусом їхньої обробки.
ЕДО в НВІС працює тільки за наявності у клієнта електронного підпису (ЕП). Вона підтверджує, що документи є юридично значущими. Щоб отримати ЕП, потрібно звернутися до акредитованого посвідчувального центру. Наприклад, у «Бізнес легко» оформлюють підпис за 10–15 хвилин.
Як створити та відправити документ
Щоб створити новий документ у НВІС, дійте за інструкцією:
- Авторизуйтесь, підключіть ЕП та налаштуйте комп'ютер для роботи з нею.
- Виберіть «Документи» → «Вихідні».
- Натисніть «+», щоб вибрати, що потрібно створити.
- Перевірте свої дані у графі «Відправник» та додайте інформацію про покупця.
- Якщо з покупцем підписано договір, додайте інформацію про нього.
- Проставте дату, коли документ буде виконано, якщо потрібно — прокоментуйте рішення.
- Пропишіть додаткові товари та послуги, передбачені контрактом, якщо вони є.
- Виберіть «Документи» та прикріпіть електронний документ або скан паперового бланка. Кількість прикріплених файлів не обмежена, але вони повинні важити більше 100 МБ.
- Натисніть символ і перевірте файл. Виправте знайдені неточності та надішліть документ.
Як затвердити чи відхилити документ
- Відкрийте вхідний документ за допомогою вкладки «Документи» → «Вхідні».
- Перевірте дати, реквізити та суми у відкритому файлі. Символ показує, що документ підписано цифровим підписом. Якщо натиснути на нього, ви зможете дізнатись, хто підписав документ.
- Зайдіть до меню «Затвердження». Якщо не потрібно коригувати файли, натисніть «Затвердити».
- Якщо приймаєте лише деякі файли з пакета, позначте документи, які пройшли затвердження, та виберіть «Затвердити».
- Виділіть вкладення, які потрібно відхилити, опишіть причини в коментарі та натисніть «Відхилити».
Як анулювати електронний документ
Якщо окремі документи перестануть бути актуальними обох сторін, їх анулюють. Якщо анулювання схвалить лише одна із сторін, угода не скасовується. Для анулювання потрібні підписи обох сторін. Після цього документ закриється для редагування та проводок.
Анулювати документ вдасться, тільки якщо партнер не встиг відхилити файл. Ось як це зробити:
- Відкрийте меню «Бізнес» → «Продажі» → «CRM» → «Реалізації» або «Документи» → «Вихідні».
- Виберіть та відкрийте потрібний файл.
- Виберіть , розгорніть пункти меню та поставте позначку «Анулювати».
- Якщо хочете анулювати вкладення, виберіть вкладку «Документи» та позначте потрібні файли.Потім розгорніть меню та виберіть пункт "Анулювати".
- Опишіть причину скасування документа в меню "Коментар" і знову позначте "Анулювати".
- Система НВІС автоматично створить угоду, підпише її ЕП компанії та направить контрагенту на затвердження. Друга сторона отримає сповіщення та зможе підтвердити або відхилити анулювання. Ініціатору скасування теж надійдуть повідомлення, коли зміниться статус угоди.
Як скасувати в НВІС документ з ініціативи партнера:
- Відкрийте вкладку «Документи» і перегляньте, які контрагент має намір скасувати.
- Виберіть одну з дій: анулювання або відхилення анулювання. Для відхилених запитів потрібна причина відмови.
Службові документи в НВІС
НВІС автоматично створює службові документи-повідомлення. Наприклад, про отримання, надсилання та підписання документа. Їх можна завантажувати, роздруковувати, зберігати як вкладення у картці основного документа. Щоб переглянути такі повідомлення, потрібно відкрити документ, перейти на вкладку «Лента», клацнути піктограму принтера та вибрати «Службові документи».
Якщо до комп'ютера підключають носій ЕЦП або встановлюють на нього програму «НВІС Коннект», то службові документи прикріплюються до особистого кабінету користувача автоматично.
Як узгодити електронний документ
Для узгодження документа необхідна участь обох сторін: запитуючої та погоджувальної. Є кілька способів узгодити файл у НВІС:
- За документом. Натисніть кнопку «Узгодження», напишіть коментар та виберіть, що потрібно зробити з документом: призначити іншому працівникові, погодити чи відхилити.
- Із запитом на підтвердження ЕЦП. У документі виберіть , натисніть «Підписати» та підтвердіть операцію.Інший варіант: оберіть дію «Підписати» в обговореннях документа.
Як надіслати звіт до військкомату
Перш ніж надсилати до військкомату звіти, отримайте у відомстві перелік, рекомендації щодо заповнення документів та уточніть, коли потрібно їх здати. У НВІС є основні види звітів.
Відомості про зміну особистих даних – Здаються протягом п'яти робочих днів з дати коригування даних працівника. Сформувати та надіслати звіт потрібно в НВІС бухгалтерія з розділу «Співробітники» → «Військовий облік». У списку співробітників позначте людей, дані яких змінилися, та виберіть «Роздрукувати». За окремими організаціями та військкоматами будуть сформовані окремі звіти.
Списки для звірки з військкоматом – Здаються протягом двох тижнів з дати отримання запиту. Зайдіть у розділ «Співробітники» → «Військовий облік», виберіть → «Списки для звіряння з військкоматом».
- виберіть потрібну організацію та вкажіть військкомат;
- відзначте потрібну групу співробітників;
- якщо формуєте звіт з урахуванням філій, поставте прапорець "Включаючи філії";
- виберіть опцію "Побудувати";
- перевірте документ та роздрукуйте його.
Картка обліку організації (форма 18) необхідно здавати пізніше 31 грудня поточного року. Для цього:
- виберіть «Співробітники» → «Військовий облік»;
- виберіть → «Картка обліку організації (форма 18)»;
- виберіть організацію, налаштуйте дату;
- виберіть "Побудувати";
- перевірте документ та роздрукуйте його.
Контрагенти
Навіть якщо ваш контрагент не підключений до ЕДО, ви зможете надіслати йому цифровий документ із НВІС. Контрагент отримає файл на електронну пошту та зможе завантажити його у форматі PDF та підписати ЕЦП.
Перш ніж обмінюватись із партнерами та держорганами цифровими документами, перевірте, який формат обміну вказаний у договорі.Якщо контракт передбачає лише паперовий документообіг, потрібно буде укласти з контрагентом додаткову угоду про ЕДО.
Як знайти в НВІС контрагентів
Щоб знайти діючу компанію, зайдіть у розділ «Компанії» та скористайтеся рядком пошуку або розділами довідника. Алгоритм налаштований те щоб шукати діючі організації.
Щоб почати шукати, вбийте в рядок пошуку відому інформацію про компанію або її частину, наприклад:
- назва компанії – повна або скорочена;
- адреса організації – фактична або юридична;
- один із контактів: телефонний номер, адреса сайту або електронної пошти;
- один з реквізитів: ОГРН, ІПН, КПП, ОКПО;
- ідентифікатор електронного документообігу – якщо організація була підключена до ЕДО;
- БІК – якщо вам потрібні дані банку;
- найменування товарного знака.
Як перевірити контрагентів
У сервісі НВІС клієнти можуть знайти повну інформацію про будь-якого контрагента. Перейдіть в меню «Компанії», відкрийте картку ІП або юрособи та перейдіть до розділу «Відомості». У ньому відобразиться інформація про власників організації, її фінансове становище та інші дані.
Як надіслати запрошення контрагенту до НВІС
Якщо ви бажаєте надсилати контрагенту цифрові документи, надішліть йому запрошення підключити ЕДО до НВІС. Ось як це можна зробити:
- З картки компанії. Знайдіть партнера в розділі «Компанії» по ІПН або КПП. Відкрийте його картку та виберіть → «Запросити до НВІС». Перевірте свої дані, впишіть електронну пошту партнера та надішліть йому запрошення.
- Із документа. Створіть на ім'я контрагента новий документ, заповніть його та виберіть «Saby НВІС». Партнер отримає лист із посиланням на скачування документів та пропозицію приєднатися до НВІС.Якщо контрагент приймає або відхиляє запрошення, відправник отримає повідомлення.
Аналогічно приймають запрошення від контрагентів до НВІС.
НВІС: акт звіряння з контрагентами
НВІС підтримує функцію обміну актами звіряння з партнерами з ЕДО. Щоб обмінятися актами, зайдіть у розділ «Документи» → «Акти звірок» → «+» → «Вихідний акт звіряння» та дійте за інструкцією:
- Перевірте дані відправника. Щоб відредагувати назву організації, клацніть її назву.
- Заповніть дати, за якими хочете звірити взаєморозрахунки та дані контрагента.
- Виберіть "Завантажити з облікової системи", щоб завантажити готовий акт звірки з 1С.
- Виберіть «Додати», щоб прикріпити документ PDF, XML, XLS або DOC з іншої системи обліку.
- Виберіть «Заповнити» та вкажіть формат, щоб сформувати акт у НВІС.
- Надішліть контрагенту сформований файл.
Робота в НВІС з постачальниками
Для роботи з постачальниками в НВІС є папка "Наших контрагентів". Вона поповниться автоматично, якщо клієнт:
- додав до свого облікового запису організацію;
- вказав контактні дані представників;
- пов'язав філію та головну організацію;
- закріпив клієнта за менеджером.
Якщо потрібної компанії немає у списку контрагентів, додайте її вручну.
Як додати постачальника в НВІС
Як додати одну організацію через довідник:
- Зайдіть у вкладку "Компанії".
- Наведіть курсор на назву організації.
- Клацніть та виберіть дію «В наші контрагенти».
- Натисніть , виберіть папку та натисніть «Додати».
- Інший варіант: у картці компанії натисніть та виберіть папку, куди зберегти зміни.
Якщо ви додали компанію в меню «Наші контрагенти», але її не видно у списку, причини можуть бути такими:
- Компанія знаходиться в архіві або її ліквідували.Щоб побачити її дані, виберіть пункти фільтра «Включаючи ліквідовані» або «Включаючи видалені».
- Компанія є вашим дочірнім підрозділом. Щоб побачити її дані, виберіть фільтр «Включаючи наші компанії».
Як працювати з документами від постачальників
Обмін документами потрібен постачальникам та покупцям, щоб підтвердити факт угоди щодо надання послуг, купівлі чи продажу. Обмін документами влаштований так:
- Покупець відправляє заповнений бланк замовлення постачальнику – по ЕДО або іншим зручним обом сторонам способом.
- Після обробки замовлення постачальник надсилає покупцю підтвердження чи відмову.
- Якщо постачальник підтвердив замовлення, він оформляє документи продаж і направляє їх покупцю.
- Покупець отримує замовлення та документи на нього, порівнює дані в документі та фактично отриманий товар. Якщо все правильно, він затверджує документи і завершує документообіг.
- Якщо замовлення виявили розбіжність, покупець може відхилити продаж. Тоді постачальнику прийде відмова. Постачальник може внести зміни зміни, щоб виправити помилки або оформити його знову.
- Якщо покупець готовий прийняти фактично отримане замовлення, йому потрібно скласти акт про розбіжність. У документі прописують кількість товару за фактом.
- Документообіг завершиться після того, як постачальник підпише акт.
Висновок
Краще розібратися в темі роботи зі НВІС допоможе відеоінструкція. Якщо ви хочете підключитися до НВІС ЕДО, отримати електронний підпис для роботи з документами або скористатися іншими послугами для автоматизації бізнесу, зверніться до фахівців сервісу «Бізнес легко». Наші менеджери проконсультують вас із будь-яких питань і будуть на зв'язку цілодобово, щоб допомогти розібратися, як створити або надіслати документи.
Правила обміну діють також для компаній, які беруть оплату як частину оренди або відшкодування в рамках договору.
Документи можна створювати та надсилати з особистого кабінету Saby, зі своєї облікової системи (УС), а також створювати у своїй системі, а надсилати через Saby.
Попереднє налаштування
Робота з документами
- У розділі "Продажі" натисніть + та виберіть "Реалізація".
- Введіть номер та дату документа зі своєї облікової системи.
- Знайдіть у списку реквізити Х5, вкажіть ІПН і у вікні виберіть картку контрагента. Список реквізитів Х5
- податковий чи первинний документи — у формалізованому вигляді;
- є лише один податковий або первинний документ;
- допустимі формати податкових документів:
- УПД функції СЧФДОП у форматі *.xml;
- УПД функції СЧФ у форматі *.xml;
- УПД функції СЧФДОП у форматі *.xml;
- УПД функції "ДОП" у форматі *.xml;
- акт виконаних робіт у форматі REZRUISP у форматі *.xml;
- твердження – титул покупця;
- відхилення – документ із причиною відмови, вона вказана у коментарі. Якщо причина вам не зрозуміла, ознайомтеся з розшифровкою або зателефонуйте у технічну підтримку у вашому регіоні.
- Що робити, якщо немає відповіді?
Якщо реалізація була відхилена, створіть нову з коректними даними та надішліть повторно.
Заборонено змінювати, видаляти, анулювати або зупиняти в односторонньому порядку надісланий мережі електронний документ. Він може бути визнаний недійсним та вилучений з документообігу лише за обопільною згодою сторін.
Попереднє налаштування
Увімкніть конфігурацію «Звітність та ЕДО».
Робота з документами
- Підготуйте у своїй обліковій системі документи реалізації у форматі, встановленому наказом ФНП Росії №7-15/820.
- Вивантажте файли у форматі *.xml.
- Перейдіть до особистого кабінету Saby, у розділі «Документи/Вихідні».
- Натисніть «+» та виберіть файл. Saby завантажить його, створить документ та заповнить реквізити.
- податковий чи первинний документи — у формалізованому вигляді;
- є лише один податковий або первинний документ;
- допустимі формати податкових документів:
- УПД функції СЧФДОП у форматі *.xml;
- УПД функції СЧФ у форматі *.xml;
- УПД функції СЧФДОП у форматі *.xml;
- УПД функції "ДОП" у форматі *.xml;
- акт виконаних робіт у форматі REZRUISP у форматі *.xml;
- твердження – титул покупця;
- відхилення – документ із причиною відмови, вона вказана у коментарі. Якщо причина вам не зрозуміла, ознайомтеся з розшифровкою або зателефонуйте у технічну підтримку у вашому регіоні.
- Що робити, якщо немає відповіді?
Якщо реалізація була відхилена, створіть нову з коректними даними та надішліть повторно.
Заборонено змінювати, видаляти, анулювати або зупиняти в односторонньому порядку надісланий мережі електронний документ. Він може бути визнаний недійсним та вилучений з документообігу лише за обопільною згодою сторін.
Попереднє налаштування
- Налаштуйте інтеграцію Saby зі своєю обліковою системою.
- Переконайтеся, що документи, які ви надсилаєте до мережі, відповідають вимогам X5 Group.
- Сформовано УПД у форматі, встановленому наказом ФНП Росії № 7-15/820.
- В УПД значення "НомСтр" завжди унікальне. Приклад:
- Оформіть документ із типом «Реалізація» у своїй обліковій системі. Документ із іншим типом мережа не зможе обробити. Одержувачем може бути лише організація зі списку.
- податковий чи первинний документи — у формалізованому вигляді;
- є лише один податковий або первинний документ;
- допустимі формати податкових документів:
- УПД функції СЧФДОП у форматі *.xml;
- УПД функції СЧФ у форматі *.xml;
- УПД функції СЧФДОП у форматі *.xml;
- УПД функції "ДОП" у форматі *.xml;
- акт виконаних робіт у форматі REZRUISP у форматі *.xml;
- твердження – титул покупця;
- відхилення – документ із причиною відмови, вона вказана у коментарі. Якщо причина вам не зрозуміла, ознайомтеся з розшифровкою або зателефонуйте у технічну підтримку у вашому регіоні.
- Що робити, якщо немає відповіді?
Якщо реалізація була відхилена, створіть нову з коректними даними та надішліть повторно.
Заборонено змінювати, видаляти, анулювати або зупиняти в односторонньому порядку надісланий мережі електронний документ. Він може бути визнаний недійсним та вилучений з документообігу лише за обопільною згодою сторін.
Документи можна створювати та надсилати з особистого кабінету Saby, зі своєї облікової системи (УС), а також створювати у своїй системі, а надсилати через Saby.
Попереднє налаштування
Робота з документами
- У розділі "Продажі" натисніть "+", виберіть "Реалізація".
- Вкажіть номер та дату документа зі своєї облікової системи.
- Додати покупця зі списку. Для цього введіть його ІПН та КПП, на вкладці «Всі компанії» виберіть контрагента.
- податковий чи первинний документи — у формалізованому вигляді;
- є лише один податковий або первинний документ;
- допустимі формати податкових документів:
- УПД функції СЧФДОП у форматі *.xml;
- УПД функції СЧФ у форматі *.xml;
- УПД функції СЧФДОП у форматі *.xml;
- УПД функції "ДОП" у форматі *.xml;
- акт виконаних робіт у форматі REZRUISP у форматі *.xml;
- твердження – титул покупця;
- відхилення – документ із причиною відмови, вона вказана у коментарі. Якщо причина вам не зрозуміла, ознайомтеся з розшифровкою або зателефонуйте у технічну підтримку у вашому регіоні.
- Що робити, якщо немає відповіді?
Створіть нову реалізацію з коректними даними та надішліть повторно, якщо вона була відхилена.
Заборонено змінювати, видаляти, анулювати або зупиняти в односторонньому порядку надісланий мережі електронний документ. Він може бути визнаний недійсним та вилучений з документообігу лише за обопільною згодою сторін.
Попереднє налаштування
Увімкніть конфігурацію «Звітність та ЕДО».
Робота з документами
- Підготуйте у своїй обліковій системі рахунок-фактуру від ресурсопостачальної організації та документ реалізації на агентську винагороду (якщо вона передбачена договором) у форматі *.xml. Вони мають відповідати вимогам X5 Group.
- Документи реалізації у форматі, встановленому наказом ФНП Росії № 7-15/820.
- Відправник у рахунку-фактурі – ресурсопостачальна організація.
- Відправник у реалізації агентську винагороду — сам агент.
- Одержувач документа – організація зі списку.
- податковий чи первинний документи — у формалізованому вигляді;
- є лише один податковий або первинний документ;
- допустимі формати податкових документів:
- УПД функції СЧФДОП у форматі *.xml;
- УПД функції СЧФ у форматі *.xml;
- УПД функції СЧФДОП у форматі *.xml;
- УПД функції "ДОП" у форматі *.xml;
- акт виконаних робіт у форматі REZRUISP у форматі *.xml;
- твердження – титул покупця;
- відхилення – документ із причиною відмови, вона вказана у коментарі. Якщо причина вам не зрозуміла, ознайомтеся з розшифровкою або зателефонуйте у технічну підтримку у вашому регіоні.
- Що робити, якщо немає відповіді?
Створіть нову реалізацію з коректними даними та надішліть повторно, якщо вона була відхилена.
Заборонено змінювати, видаляти, анулювати або зупиняти в односторонньому порядку надісланий мережі електронний документ. Він може бути визнаний недійсним та вилучений з документообігу лише за обопільною згодою сторін.
Попереднє налаштування
- Налаштуйте інтеграцію Saby зі своєю обліковою системою.
- Переконайтеся, що документи, які ви надсилаєте до мережі, відповідають вимогам X5 Group.
- Сформовано УПД у форматі, встановленому наказом ФНП Росії № 7-15/820;
- В УПД значення «НомСтр» завжди має бути унікальним. Приклад:
Робота з документами
- Оформіть реалізацію у своїй обліковій системі. Одержувачем документа може бути лише організація зі списку.
- податковий чи первинний документи — у формалізованому вигляді;
- є лише один податковий або первинний документ;
- допустимі формати податкових документів:
- УПД функції СЧФДОП у форматі *.xml;
- УПД функції СЧФ у форматі *.xml;
- УПД функції СЧФДОП у форматі *.xml;
- УПД функції "ДОП" у форматі *.xml;
- акт виконаних робіт у форматі REZRUISP у форматі *.xml;
- твердження – титул покупця;
- відхилення – документ із причиною відмови, вона вказана у коментарі. Якщо причина вам не зрозуміла, ознайомтеся з розшифровкою або зателефонуйте у технічну підтримку у вашому регіоні.
- Що робити, якщо немає відповіді?
Якщо реалізація була відхилена, створіть нову з коректними даними та надішліть повторно.
Заборонено змінювати, видаляти, анулювати або зупиняти в односторонньому порядку надісланий мережі електронний документ. Він може бути визнаний недійсним та вилучений з документообігу лише за обопільною згодою сторін.
Робота з документами