Ще зі шкільної лави ми засвоїли: документ без друку недійсний. Ось і ставимо друк чи не на всіх паперах – каші олією не зіпсуєш. Але чи так це потрібно? На яких кадрових документах справді потрібно ставити відбиток печатки, а які можуть обійтися без нього?
До нас до редакції часто надходять листи з питаннями, які так чи інакше пов'язані із правильним використанням відбитку печатки. «Чи потрібна печатка на трудовому договорі?» – Запитує підприємець із Самари. Де знайти перелік документів, на яких обов'язково ставити відбиток друку? – Цікавиться московський менеджер з персоналу. «Я випадково поставила у трудовій книжці працівника печатку іншої організації. Що ж тепер робити? – нарікає кадровик із Ставрополя. Сьогодні ми вирішимо ці та багато інших проблем.
Спочатку трохи розповімо про те, що є друком. Це кліше з твердої гуми для нанесення відбитків на папір для підтвердження справжності документа. Технічні вимоги до гербових печаток – їхньої форми, розмірів, тексту, що розміщується на них, та символів – викладені в державному стандарті ГОСТ Р 51511-2001*.
* Державний стандарт РФ «Друку з відтворенням герба Російської Федерації. Форма, розміри та технічні вимоги» (затверджено постановою Держстандарту Росії від 25 грудня 2001 р. No 573-ст).
Технічні вимоги до печаток без герба у державному стандарті поки що не закріплені. У законодавстві майже нічого не йдеться про правила використання печаток.Неясно, наприклад, які печатки повинні бути в організації, в яких випадках їх потрібно ставити, хто несе відповідальність за їх збереження, скільки у фірми має бути печаток тощо. Всі ці питання залишаються на розсуд керівництва організації.
Печатки бувають трьох видів: гербові, прирівняні до гербових та прості.
Гербові печатки (із зображенням герба РФ) використовуються лише в органах державної влади та державних установах. Крім того, гербову печатку набувають організації, які наділені державними повноваженнями. Наприклад, приватні нотаріальні контори.
Акціонерне товариство повинно мати круглий друк, що містить його повне фірмове найменування та адресу
Комерційні фірми використовують печатки, прирівняні до гербових. На них зображено фірмову емблему, логотип або просто написано назву компанії. Як на гербових, так і на прирівняних до них печатках зазначається ІПН юридичної особи та номер свідоцтва про державну реєстрацію.
Є свої печатки і приватні підприємці. За своїм статусом вони вважаються прирівняними до гербових. Але на такому друку замість герба та емблеми розташовується прізвище, ім'я та по батькові індивідуального підприємця, а також вказується його місцезнаходження, ІПН та реєстраційний номер.
Штампи, датери, факсиміле
Штамп – це тип друку прямокутної форми з будь-яким текстом. Найчастіше штампи використовують, щоб нанести на документ реквізити організації. Бувають штампи, що підтверджують певну дію. Наприклад «Оплачено», «Видано вкладку».
Датер – штемпель для автоматичного проставлення дат.Порядок використання штампів та датерів у законодавстві не врегульований, тому організація має визначити його самостійно.
Факсиміле – це печатка або кліше, за допомогою якого відтворюється підпис людини. Відповідно до статті 260 Цивільного кодексу факсиміле можна використовувати лише у встановленому законом порядку. Однак такого порядку поки що не існує. На кадровій та бухгалтерській документації факсимілі ставити не можна – там потрібний лише власноручний підпис посадової особи. А ось на листах, грамотах, привітаннях – цілком допустимо.
Гербові та прирівняні до них печатки ставлять на документи, що вимагають особливого підтвердження справжності – договори, грамоти та свідоцтва, трудові книжки, службові посвідчення тощо.
Простими вважаються печатки структурних підрозділів підприємства, печатки окремих видів документів, штампи. Вони бувають різної форми – круглі, трикутні, прямокутні, квадратні. Ставляться ті документи, які вимагають особливого підтвердження справжності (довідки, пропуску, копії тощо. п.).
Технічні вимоги до печаток без герба в державному стандарті поки що не закріплені
Де розмістити відбиток друку?
Відбиток печатки має розташовуватися внизу документа, поруч із підписом посадової особи. Зверніть увагу: друк ставиться таким чином, щоб частково закрити слово, яке означає посаду, але не потрапити на підпис та розшифровку підпису.
На деяких документах стоїть спеціальна позначка «М. П.» (Місце друку). Якщо вона є однією турботою менше: ставте відбиток прямо на неї. Літери «М. П.» присутні на титульному аркуші трудової книжки, бухгалтерських паперах, бланках посвідчень.
Навіщо потрібна друк?
Друк надає документу юридичної сили – вона підтверджує справжність підпису посадової особи. Але далеко не всі кадрові документи потребують цього реквізиту. На жаль, чинне законодавство чітко не визначає, на яких паперах необхідно ставити друк та який саме друк. На основі практики, що склалася, ми склали список кадрових документів, що засвідчуються відбитком друку в комерційних організаціях. Він представлений у таблиці на сторінці 33.
Друкуванням засвідчуються як кадрові документи, а й бухгалтерські папери (доручення, реєстри, кошторису), і навіть установчі документи організації, колективний договір, різні угоди. Документи, які не згадані в цьому переліку, засвідчення печаткою не вимагають.
Листи, що виконуються на бланках (крім гарантійних), завіряти печаткою не потрібно
На яких документах які печатки ставити
Завіряємо документи за правилами
Звичайно, нічого страшного не станеться, якщо ви помилково поставите друк на кадровому наказі чи листі. Але якщо ви не завірите печаткою документ, який дійсно цього потребує (наприклад, договір), наслідки можуть бути дуже плачевними. Такий договір не матиме юридичної сили, а суд швидше за все не розглядатиме його як доказ.
Щоб уникнути подібних неприємностей, радимо чітко прописати порядок використання друку на локальному рівні. Спочатку потрібно визначити перелік документів компанії, на яких ви обов'язково ставитимете друк.Потім необхідно скласти інструкцію з використання печаток, в якій написати, коли ставиться печатка, прирівняна до гербової, а коли проста, як використовуються штампи, якщо вони є в організації. Окремо обмовте, де зберігатиметься друк і хто призначається відповідальним за її зберігання (зазвичай це питання вирішує керівник організації).
Цю інструкцію разом із переліком доцільно зробити додатком до загальної інструкції з діловодства вашої компанії, а якщо такої немає – самостійним документом чи доповненням до статуту. Надалі, якщо знадобиться завірити печаткою документ, не зазначений у локальному акті, керівник організації видає спеціальний наказ. Список документів, які засвідчуються печаткою, можна згодом доповнювати.
В інструкції щодо використання печаток необхідно прописати порядок знищення застарілих печаток
Друк у трудовій книжці
Окремо слід сказати про відбитку печатки у трудовій книжці працівника. Порядок заповнення трудових книжок чітко прописаний у двох нормативних актах – Правилах ведення та зберігання трудових книжок* та Інструкції щодо заповнення трудових книжок**, яких слід дотримуватися неухильно. Вивчивши ці документи, робимо висновок: існує лише три випадки, коли у трудовій книжці співробітника ставиться печатка організації або кадрової служби (можна використовувати будь-яку з них):
- при первинному оформленні книжки – на титульному аркуші;
- у разі зміни анкетних даних співробітника – на внутрішній стороні обкладинки;
- при звільненні – після запису про звільнення у розділі «Відомості про роботу».
* Затверджено постановою Уряду РФ від 16 квітня 2003 р. No 225.
** Затверджено постановою Міністерства праці та соціального розвитку РФ від 10 жовтня 2003 р. No 69.
Крім того, є один випадок, коли у трудовій книжці потрібно поставити штамп – якщо працівнику видано вкладку. Проставляється цей штамп на внутрішній стороні обкладинки книжки або на титульному аркуші і є прямокутним відбитком зі словами «Виданий вкладиш».
Лариса САНКІНА,
доцент кафедри документознавства Російського державного гуманітарного університету:
– На жаль, жоден із нормативних актів, які регламентують роботу з трудовою книжкою, не говорить про те, як анулювати неправильно поставлений друк (наприклад, друк іншої організації). А тим часом така помилка може викликати питання в органів Пенсійного фонду при призначенні працівнику пенсії. Вважаємо, що виправити її можна у тому порядку, як і неправильний запис у розділі «Відомості про роботу» трудової книжки. Після останнього запису поставте наступний порядковий номер і напишіть, що друк такої організації поставлено помилково. Наприклад: "Друк відкритого акціонерного товариства "Глорія" поставлена помилково". Потім поставте поруч із цією печаткою правильну.
Не виключено, що співробітнику з такою відміткою в трудовій книжці доведеться підтверджувати період роботи у вашій організації копіями наказів. Тому видайте співробітнику необхідні копії, коли він звільнятиметься.
Друк — пристрій, який містить кліше друку для нанесення відбитків на папір.
Відбиток — зображення кліше друку на папері.
Відбиток печатки (реквізит 25) засвідчує справжність підпису посадової особи на документах, що засвідчують права осіб, які фіксують факти, пов'язані з фінансовими коштами, а також на інших документах, які передбачають засвідчення справжнього підпису.
Документи засвідчують печаткою організації.
Відбиток друку проставляється на вільному від тексту місці, не захоплюючи особистий підпис посадової особи. Друк може захоплювати частину найменування посади особи, яка підписала документ.
У документах, підготовлених з урахуванням уніфікованих форм, відбиток друку проставляється на зазначеному місці.
Мал. 1.
Приклад оформлення реквізиту "Відбиток друку"
Друк із відтворенням Державного герба Російської Федерації – друк, що має в центрі кліше друку дзеркальне відображення Державного герба Російської Федерації.
Державний герб Російської Федерації міститься на печатках федеральних органів державної влади, інших державних органів, організацій та установ, на печатках органів, організацій та установ незалежно від форм власності, наділених окремими державно-владними повноваженнями, а також органів, які здійснюють державну реєстрацію актів цивільного стану.
Порядок відтворення на печатках Державного герба регламентується постановою Уряду Російської Федерації від 27 грудня 1995 р. № 1268 «Про впорядкування виготовлення, використання, зберігання та знищення печаток та бланків із відтворенням Державного герба Російської Федерації».Технічні вимоги до печаток із відтворенням Державного герба Російської Федерації, їх форму та розміри встановлює ГОСТ Р 51511-2001 «Друк із відтворенням Державного герба Російської Федерації. Форма, розміри та технічні вимоги».
Мал. 2.
Відбиток печатки із відтворенням Державного герба Російської Федерації
Зразковий перелік документів, на яких ставиться головний друк організації, може мати такий вигляд:
- Акти (виконаних робіт, приймання обладнання, списання, експертизи та ін.).
- Доручення (на ведення справ в арбітражі, на укладання договорів, на одержання товарно-матеріальних цінностей та ін.).
- Договори та угоди (про співробітництво, господарські, трудові).
- Документи щодо касових та кредитних операцій, розрахункові чеки, прибуткові ордери, доручення (банківські, пенсійні, платіжні, у т.ч. на отримання валюти у банку, переказ валюти та ін.), довідка із заробітної плати.
- Висновки та відгуки на проекти документів, дисертації, автореферати та інші наукові роботи.
- Посвідчення про відрядження.
- Норми витрат матеріалів.
- Копії, що вимагають особливого посвідчення їхньої автентичності.
- Зразки відбитків печаток та підписів працівників, які мають право вчинення фінансово-господарських операцій.
- Листи гарантійні.
- Подання та клопотання (про нагородження орденами та медалями, преміями тощо).
- Протоколи погодження ціни, термінів постачання та ін.
- Реєстри (чеків, бюджетних доручень тощо).
- Кошториси витрат (утримання апарату управління, виробництва, капітальне будівництво та інших.).
- Довідки (про виплату страхових сум, лімітні та ін.).
- Специфікації (виробів, продукції тощо).
- Статути громадських організацій, релігійних об'єднань.
- Фінансові документи та звіти, що подаються у фінансові, податкові та статистичні органи, фонди.
- Характеристики співробітників, подання та посвідчення про нагородження, почесні звання, грамоти, свідоцтва, різні довідки (про проходження державної служби, архівні, на подання пільг та ін.).
Для впорядкування використання печаток у створенні розробляється інструкція із застосування печаток. Інструкція затверджується керівником організації у зв'язку з особливою значущістю посвідчення на справжність документа. Інструкція може мати такі розділи:
- перелік печаток, які у організації;
- місця зберігання та посади осіб, які мають право користування печатками;
- порядок користування печатками.
Інструкція повинна містити також переліки документів, які засвідчуються печатками, що використовуються в організації.
Залежно від організаційної форми підприємства відбитки печатки можуть різнитися на вигляд. Так, відбиток ІП трохи простіше, ніж у ТОВ чи ЗАТ, і містить менше обов'язкових елементів. Розглянемо типові відбитки штампів залежно від типу та форми компанії. Юридичний зміст цього реквізиту у тому, щоб завірити підпис того посадової особи, який входить у керівне коло людей, які працюють у компанії, найменування якої зазначено на печати. Внутрішній містить інформацію про підприємство.
Коли застосовується друк для документів: куди можна ставити, місце друку та її необхідність
Відбиток печатки із зображенням Державного герба Російської Федерації ставиться на документах, що вимагають особливого посвідчення їх справжності, ставиться на документах, що засвідчують права підприємства або посадових осіб, які фіксують витрачання коштів, а також передбачені державними правовими актами. Вносити зміни та доповнення до переліку допускається лише за вказівкою керівника організації. на первинних облікових документах не позбавляє можливості платників податків підтверджувати факт господарської операції та відповідно приймати ПДВ до відрахування та враховувати у податковому обліку витрати на придбання товарів. Право підписувати первинку можна передати заступнику головбуха за допомогою наказу чи довіреності.
Друк для документів: коли застосовується, чи ставиться на наказах організації або від керівника, як називається печатка за підписом керівника, який лист завіряється, положення про друк організації, як правильно ставити і чи потрібно на первинному документі, місце для відбитка, різниця з гербовою печаткою , на чий підпис можна ставити, чи потрібна на характеристиці, проставлення на організаційно-розпорядчих документах – Допомога Юриста
Діловодство від А до Я. Як використовувати печатки та штампи в організації
Їх розміри, форма та зміст не регламентуються.
Вони відтворюють найменування організації, її структурний підрозділ та вид друку.
Проставляється друк для документів в більшості випадків поруч із підписом особи, яка завірила офіційний папір. Як правило, у відповідній галузі документа є абревіатура «М.П.» (Місце для друку). Але якщо вона не передбачена вихідною формою, не варто прописувати її вручну.Відповідно до Податкового законодавства РФ юридичні особи, у штаті яких є наймані працівники, повинні надавати до податкових органів довідку про доходи фізичних осіб за формою 2-ПДФО на кожного співробітника окремо. Круглі друки з найменуванням організації без відтворення герба.
34) Друк як реквізит документа. На яких документах проставляється гербовий друк.
на первинних облікових документах не позбавляє можливості платників податків підтверджувати факт господарської операції та відповідно приймати ПДВ до відрахування та враховувати у податковому обліку витрати на придбання товарів. Реєстри чеків; бюджетних доручень, що подаються до банку.
- Простий. Включає основну інформацію: найменування підприємства, форму діяльності, адресу.
- З мікротекстом. Має складну окантовку. Вона проходить по краю друку у два шари. Зовнішній містить текст дрібним шрифтом, найчастіше там вказується реєстровий номер. Внутрішній містить інформацію про підприємство.
- З окантовкою. Виготовлення печаток на індивідуальне замовлення дозволяє вибирати різні типи оформлення. Орнамент проходить між зовнішнім та внутрішнім шаром, не торкаючись напису.
- Для ІП. Містить інформацію про підприємця: ПІБ та реквізити.
Зразковий перелік документів, на які ставиться відбиток гербового друку друку організації Акти прийому закінчених будівництвом об'єктів, обладнання, виконаних робіт; списання; експертизи і т. куди можна ставити друк для документів при їх засвідченні.
На які документи ставиться друк? Все про друк та її використання. А. Подчуфаров © — LiveJournal • Знищення печаток та штампів здійснюється комісією, яка створюється наказом керівника організації.Крім назви та адреси, на ній вказують номер свідоцтва державної реєстрації. 402-ФЗ Про бухгалтерський облік далі Закон 402-ФЗ має містити перелік обов'язкових реквізитів. З усіх питань звертайтесь до мене!
Друк для документів: коли застосовується, чи ставиться на наказах організації або від керівника, як називається печатка за підписом керівника, який лист засвідчується, положення про друк організації, як правильно ставити і чи потрібно на первинному документі, місце для відбитка, різниця з гербовою печаткою , на чий підпис можна ставити, чи потрібна на характеристиці, проставлення на організаційно-розпорядчих документах
На які документи ставиться друк? Все про друк та її використання. Марафонець – LiveJournal
Візерунок на штампі повинен бути лаконічним і зрозумілим, а шрифт чітким і легко читається.
В інструкції також має бути закріплений перелік печаток, що включає.
Фірмові бланки
Проставляється друк для документів в більшості випадків поруч із підписом особи, яка завірила офіційний папір. Як правило, у відповідній галузі документа є абревіатура «М.П.» (Місце для друку). Але якщо вона не передбачена вихідною формою, не варто прописувати її вручну. Відповідно до Податкового законодавства РФ юридичні особи, у штаті яких є наймані працівники, повинні надавати до податкових органів довідку про доходи фізичних осіб за формою 2-ПДФО на кожного співробітника окремо. Яким документом закріплюються печатки у створенні.
Печатки у державних організаціях
на первинних облікових документах не позбавляє можливості платників податків підтверджувати факт господарської операції та відповідно приймати ПДВ до відрахування та враховувати у податковому обліку витрати на придбання товарів. Реєстри чеків; бюджетних доручень, що подаються до банку. Зразковий перелік документів, на які ставиться відбиток гербового друку друку організації Акти прийому закінчених будівництвом об'єктів, обладнання, виконаних робіт; списання; експертизи тощо. Прості печатки можуть мати різну форму круглу, квадратну та трикутну.
На які документи ставиться друк? Все про друк та її використання. • висновок комісії про приведення друку штампу у стан, що виключає можливість її відновлення та подальшого використання; Інші види можуть використовувати юридичні та фізичні особи. Улюбленим документом податкових органів є товарна накладна. З усіх питань звертайтесь до мене!
Хто має підписувати первинку за головного бухгалтера, якщо облік веде сторонній виконавець.
Особливості проставлення
Допоміжні різновиди печаток треба зберігати усередині столів, які обов'язково закриваються.
В інструкції також має бути закріплений перелік печаток, що включає.
У чому відмінність простого друку від гербової
Більшість документів містить спеціальну абревіатуру «М. П.». Вона наголошує на місці, на яке слід ставити друк. Якщо її немає, можна поставити відбиток довільно. Його потрібно проставляти так, щоб він не перекривав підпис завірителя, але захоплював кілька літер із назви посади уповноваженої особи.Особи, уповноважені проставляти печатку на документи, повинні знати, що відбиток печатки, що засвідчує справжність підпису посадової особи, ставиться на вільному від тексту місці, не захоплюючи особистий підпис посадової особи. Якщо він належить до документів, які підлягають звітності, на нього обов'язково ставлять відбиток.
Які типи документів обов'язково засвідчуються штампом
Зразковий перелік документів, на які ставиться відбиток гербового друку друку організації Акти прийому закінчених будівництвом об'єктів, обладнання, виконаних робіт; списання; експертизи тощо. її розробляє і затверджує керівник організації.
- Відбиток печатки ставиться на документах для посвідчення їхньої справжності, підтвердження їхньої юридичної сили.
- Печатки виготовляються у строго обмеженій кількості та виключно у службових цілях.
Відбиток печатки із зображенням Державного герба Російської Федерації ставиться на документах, що вимагають особливого посвідчення їх справжності, ставиться на документах, що засвідчують права підприємства або посадових осіб, які фіксують витрачання коштів, а також передбачені державними правовими актами. захисні елементи за ГОСТ Р 51511-2001, які використовують для гербових штампів;
Накази
Первинні
Проставлення штампу обов'язково для оригіналів та копій паперів, що засвідчують.
Виготовлення печаток на індивідуальне замовлення дозволяє вибирати різні типи оформлення.