Як звести до мінімуму помилки у роботі.
10 універсальних порад
Ми в агентстві дотримуємося правил – не помиляється той, хто нічого не робить. Тому хочу відразу відзначити, що помилки це нормальне явище, головне їх вчасно помічати та виправляти. Але ідеалізувати помилки не варто. Це безумовний маркер точок зростання, але не можна забувати, що помилки бувають різні: якісь можна зрозуміти та виправити, а якісь практичні неможливо запобігти.
Говорячи про помилки та способи їх виправлення, можна виділити кілька універсальних порад:
Перед тим, як думати над способами виправлення, важливо точно визначити, де найчастіше співробітники можуть помилятися. Швидше за все, керівник помічає не всі проблеми, тому для виявлення слабких місць можна провести анонімне опитування та дізнатися про підводні камені кожного відділу.
Не полінуйтеся подумати над питаннями, не всі готові визнавати та відкрито обговорювати свої помилки. Тому потрібно дуже коректно скласти опитування і дати зрозуміти, що це лише покращить роботу команди, все у безпеці.
Визначивши області, в яких відбуваються помилки, перегляньте ключові процеси, щоб обмежити можливість виникнення неправильних дій. Найкращий спосіб – автоматизація. Тут все індивідуально і залежить від вашої галузі та інструментів, якими вже користуєтесь у компанії.
Наприклад, ми в PR-агентстві, щоб уникнути помилок у матеріалах, перевіряємо їх у сторонніх сервісах. Це обов'язкове правило – перевір текст на орфографічні помилки за допомогою робота, виправ, перечитай і тільки потім відправляй керівнику або клієнту.
Додатково для автоматизації корисно використовувати чек-листи.Такий інструмент особливо корисний для виконання регулярних завдань, наприклад, чек-лист з онбордингу нового співробітника, чек-лист підготовки презентації або звіту. Такі покрокові інструкції щодо виконання різних завдань дуже полегшують роботу, збільшують ефективність співробітників та дозволяють уникнути багатьох помилок.
Також дуже важливо переконатися, що кожен співробітник розуміє свої ролі та обов'язки. Це так само індивідуально для кожного бізнесу, тому наведу приклад роботи нашої комунікаційної агенції.
Не всі менеджери розуміли, що до їх обов'язків входить збір первинної документації щодо підрядників. Як наслідок, через довгий час, під час підготовки річного звіту, довелося терміново обдзвонювати десятки людей і екстрено отримувати документи. Причому найчастіше доводилося спілкуватися з людьми, з якими до цього контакту не було, а після закінчення проекту вже минуло півроку. Багато часу та сил було витрачено по суті на виправлення помилок у документообігу, яких можна було б уникнути, одразу чітко позначивши завдання та внісши пункт документообігу до чек-листа із закриття проекту. Після того, як ми це зробили, таких ситуацій більше не виникало – бухгалтерія та офіс-менеджер щасливі.
Заохочуйте відкритість усередині компанії. Кожен співробітник повинен почуватися безпечно, говорячи про упущення керівництва та колег.
Чим більше помилок та спірних моментів замовчується, тим складніше потім буде їх опрацювати та налагодити роботу. Відкритість та довіра дуже важливі для успішної та злагодженої роботи в колективі. Легше запобігти, ніж виправити.
Рекомендую максимально спрощувати складні завдання, розбиваючи їх на підзавдання та рівні.Це допоможе людям не витрачати зайвий час на обробку, часом не потрібної інформації, не боятися обсягу та нестачі часу, а підходити до кожного етапу спокійно та чітко.
Намагайтеся не робити надто багато справ одночасно. Багатозадачність – це круто, але найголовніше це кінцевий результат.
Усуньте сторонні фактори, що відволікають, і обов'язково робіть розслаблюючі перерви. Робота нон-стоп спричиняє помилки, найчастіше викликані простою втомою. Потрібно вміти перемикатися та знаходити час на відпочинок, щоб перезавантажуватися та повертатися з новими ідеями та силами.
Незалежно від рівня вашого досвіду, ви обов'язково робитимете помилки на робочому місці. Незважаючи на те, що ви можете відчувати, коли робите помилку, це всього лише людина. Коли ви розумієте, як правильно відповісти, це дозволяє покращити ваш загальний імідж як працюючого професіонала. У цій статті ми пояснимо, як важливо уникати помилок на роботі, і перерахуємо відповідні та невідповідні відповіді на ці ситуації.
Чому важливо уникати помилок на роботі?
Правильна реакція на помилку виявляється більш ефективною і часто дає більше користі, ніж шкоди. Ваша реакція на помилки може навіть дати вам шанс справити враження на роботодавця. Незважаючи на це, вам все ж таки слід уникати помилок на робочому місці. У деяких випадках вчинення помилок призводить до дисциплінарних стягнень з боку роботодавця. Ось деякі наслідки, які можуть виникнути внаслідок помилок на робочому місці:
- Сором: Вчинення помилки може призвести до почуття сорому та незручності. Якщо всі на вашому робочому місці дізнаються про вашу помилку, це може негативно вплинути на вашу репутацію.
- Зниження довіри: Коли ви припускаєтеся помилки, це може викликати сумніви у ваших здібностях у колег і роботодавців. Це може показати, що ви не вмієте справлятися зі складними ситуаціями і насилу використовуєте свої навички вирішення проблем.
- Усна догана: Деякі роботодавці роблять своїм співробітникам усні попередження, якщо їхня помилка зробила досить серйозний вплив на компанію. Хоча це не завжди призводить до звільнення, найкраще уникати усного осуду.
- Звільнення: Якщо ваша помилка завдала непоправної шкоди компанії та її іміджу в цілому, ви можете залишитись без роботи. Це не тільки створює навантаження на ваші фінанси, а й означає, що вам доведеться пояснювати це потенційним роботодавцям.
Способи реагування на помилки на роботі
Незалежно від розміру вашої помилки, від того, як ви реагуєте на помилку, залежить те, як ви подолаєте її і як ви визначите своє майбутнє в компанії. Пам'ятайте, що хоча слова допомагають виправити ситуацію, ваші дії мають не менший, якщо не більший вплив. Після помилки обов'язково проявите самовладання, впевненість і каяття. Ось кілька відповідей на запитання, коли ви робите помилку на роботі:
Тримайте все у перспективі
Незважаючи на почуття незручності, що може виникнути після помилки, контролюйте свої емоції, перш ніж діяти чи говорити. При правильному відношенні та правильному настрої легше вирішувати помилки професійно. Зберігайте спокій та не влаштовуйте сцен.
Проаналізуйте проблему
Перш ніж вибачатися чи взагалі реагувати, проаналізуйте проблему та визначте можливі рішення для виправлення ситуації. Якщо ви можете вирішити проблему самостійно, негайно вживіть заходів.Якщо вам потрібна допомога з боку, визначте, до якої людини слід звернутися. Потім складіть чіткий опис того, що сталося, і висловите свою вдячність за допомогу. Чим швидше ви знайдете рішення, тим більше у вас шансів уникнути покарання та можливих наслідків.
Проведіть особисту зустріч із начальником
Якщо ваша помилка призвела до серйозних наслідків, подумайте про те, щоб зустрітися з начальником наодинці, щоб обговорити це питання докладніше. Це дозволить вам провести бесіду за столом, де ви зможете взяти на себе відповідальність за свої дії та дати їм чітке уявлення про те, що сталося. Якщо ви вже попросили вибачення, особиста зустріч дозволить вам повторити свої вибачення. Пам'ятайте, що ваш начальник знає, що помилки властиві лише людям.
Будьте чесні
Коли ви робите помилку, говоріть про це відкрито. Надайте своєму керівнику короткий, але правдивий опис того, що сталося. Переконайтеся, що ви говорите чітко і ясно, щоб вони зрозуміли вашу стурбованість та ситуацію в цілому. Коли ви чесні зі своїм керівником чи роботодавцем, це дозволяє їм довіряти вам майбутні проекти та починання.
Принесіть короткі вибачення
Коли ви робите помилку, публічно визнайте її і рухайтеся далі. Незважаючи на збентеження, яке ви можете відчувати, велика ймовірність того, що ваш керівник чи колеги не згадають про те, що трапилося через кілька днів.
Подумайте про те, щоб принести своєму керівнику короткі вибачення, наприклад, Я зробив помилку. Проте я працюю над вирішенням проблеми. Це не тільки виражає ваше каяття, але й показує, що ви робите конкретні кроки і несете відповідальність за свої дії.Крім того, це дозволить вашому керівнику побачити у вас впевнену і винахідливу людину, яка цінує компанію, в якій працює.
Подумайте, як запобігти помилкам у майбутньому
Хоча неможливо уникнути помилок назавжди, зробіть дієві кроки, щоб запобігти ймовірності їх повторення надалі. Подумайте, що пішло не так у вашій останній помилці і що потрібно зробити, щоб упоратися з подібною ситуацією в майбутньому.
Змініть свій стиль роботи
Як працюючому спеціалісту, важливо знайти такий розпорядок дня, який сприятиме вашій загальній продуктивності. Після того, як ви припустилися помилки, як ніколи важливо подумати про зміну свого стилю роботи. Наприклад, якщо ви постійно пропускаєте ранкові зустрічі, поставте будильник на ранній час, щоб бути готовим до початку робочого дня. Поліпшення концентрації уваги за допомогою інших тактик, таких як правильні фізичні вправи також допомагає.
Реакції, яких слід уникати, коли ви робите помилки на роботі
Розуміння того, як не слід реагувати на помилку на роботі, допоможе уникнути подібної реакції в майбутньому. Це також допоможе вам мінімізувати шкоду, яку ви завдали. Ось кілька прикладів відповідей, яких слід уникати, коли ви робите помилку на робочому місці:
Тільки приносять вибачення, не роблячи жодних дій
Хоча керівники цінують вибачення, кроки, які ви здійснюєте для виправлення ситуації, показують, що ви ініціативні та готові зробити все необхідне, щоб виправити ситуацію. Уникайте простих вибачень, які залишають їм відповідальність за пошук рішення за вас.
Приховати свою помилку
Хоча замовчування своєї помилки або відкладення реакції дає вам потенційне короткострокове рішення, це завжди так. Якщо ваш керівник або роботодавець дізнається про це, це може занадто ускладнити проблему і показати, що ви не настільки заслуговуєте на довіру, як ви припускаєте. Замість концентруватися на своїй репутації, зосередьтеся на прозорості і подумайте, як ваша помилка впливає на решту компанії.
Виправдовуватися
Вигадування виправдань своїм помилкам створює враження, що ви не можете взяти на себе відповідальність за свої дії. Відмахування від помилки може також показати, що ви не вважаєте це великою проблемою і що ви несерйозно належите до своєї посади.
Відвести провину
Уникайте звинувачувати когось іншого в помилці, в якій ви самі ви. Визнання своєї помилки показує роботодавцю, що ви досить зріла людина, щоб відповідати за свої вчинки. Це також покращить ваші робочі відносини з колегами.
Занадто багато говорити та різко реагувати
У деяких випадках інстинктивна реакція призводить до того, що людина говорить занадто багато, намагаючись якнайшвидше виправити ситуацію. Коли ви робите помилку, краще не кричати і не розповідати про це всім на робочому місці. Уникайте зайвої емоційності та повторення своїх вибачень. Хоча така реакція демонструє ваше каяття, вона також показує, що ви не впевнені у своїй роботі і погано справляєтеся з тиском. Крім того, постійні вибачення знижують продуктивність праці як у вас, так і ваших колег.
Занадто спокійна реакція
Важливо зберігати спокій після помилки, але надто спокійна реакція показує, що ви недостатньо дбаєте про свою роботу, щоб виправити ситуацію.Це також свідчить про вашу невпевненість у собі, оскільки ви не вважали за потрібне запропонувати відповідне рішення.
Культура помилок може допомогти компанії перестати боятися тестувати та впроваджувати інновації, а співробітникам – почуватися комфортніше у колективі. Розбираємось, що таке культура помилок і як її застосувати на практиці
Про експерта: Ірина Тарасова, директор Центру корпоративних інновацій "Акселератора ФРІІ".
Ми звикли чути фрази на кшталт «на помилках вчаться», «досвід — це ім'я, яке кожен дає своїм помилкам», і якісь промахи сприймаються нами як цілком нормальне та повсякденне явище. Було б дивно дивитися на людину, яка б з упевненістю стверджувала, що ніколи не робила помилок.
У бізнесі відбувається те саме. Компаніям постійно доводиться тестувати безліч гіпотез, і не всі вони спрацьовують. Культура помилок – обробка помилок та їх наслідків у суспільстві (її ще називають No Blame Culture – від англ. "винних немає") – відіграє важливу роль у розвитку та успіху сучасних корпорацій. Термін часто використовується як синонім для середовища, де помилки допускаються і розглядаються як спосіб зростання та поліпшення чогось, інакше кажучи, це здатність перетворювати помилки на цінний досвід.
Коли стала поширюватися культура помилок
Культура помилок у компаніях почала формуватися наприкінці XX — на початку XXI століття, коли бізнес почав активно застосовувати принципи управління якістю та безперервного покращення. Це сприяло формуванню культури, де помилка сприймається як можливість вчитися і зростати.Однією з перших компаній, яка зробила культуру помилок нормою, акцентуючи увагу на тому, що консерватизм та страхи співробітників втратити роботу у разі промаху тільки стопорять інновації та розвиток компанії, стала Mercedes Benz. Стиль лідерства Тото Вольффа, виконавчого директора компанії, є золотою серединою між двома крайнощами. Перша крайність – жорсткий контроль, подекуди навіть мікроменеджмент. Друга крайність – "без повідця", "все допустимо". Вольфф вважає, що важливо знайти правильний баланс між ними, заснований насамперед на повноваженнях людей та чітких цілях. Коли в організації зрозумілі цілі та місія, всі її дії стають спрямованими на досягнення цих спільних цілей. Вольфф також відомий запровадженням корпоративної культури, яка передбачає збереження спокою та уникнення почуття провини, коли щось йде не так. У компанії дотримуються принципу запитувати: «Що пішло не так?» замість «Хто винен?». Тож фокус залишається на проблемі, а не на людині.
Значення культури помилок для корпорацій
Культура помилок є важливим елементом корпоративної культури, який робить організацію більш гнучкою та стійкою до зовнішніх змін та нестабільних ситуацій. Культура помилок – це не про відсутність відповідальності. Скоріше навпаки. Це є ключовим принципом «ощадливого» менеджменту. Використовуючи цей принцип, компанія може скоротити ризики, налагодити та покращити виробничі процеси. Краще діяти і помилятися, ніж просто не діяти. Співзасновник платформи Netflix Рід Хастінгс вважає, що помилки ведуть до зростання інновацій у компанії. Причому він воліє відкрито говорити щоразу, коли відчуває, що сам припустився помилки.У 1991 році він заснував свою першу компанію і був одержимий процесами. Щоразу, коли хтось робив помилку, у компанії намагалися впровадити процес, щоб цей помилок не повторився. Проблема полягала в тому, що менеджери дуже намагалися убезпечити систему. У результаті лише «новачки» були зацікавлені у роботі за таких умов. Незабаром ринок змінився, компанія виявилася нездатною адаптуватися до змін і її поглинув конкурент. Тому в Netflix Рід Хастінгс акцентував увагу на роботі без суворих процесів, але без хаосу. Сьогодні особлива увага приділяється динамічності і готовності швидко адаптуватися до світу, що змінюється. Компанії, нездатні оперативно реагувати на зміни, йдуть з ринку, причому ми говоримо про справжніх гігантів, таких як Nokia та Motorola. Проте здатність до адаптації неодноразово рятувала інші великі компанії. Наприклад, Amazon у 2014 році представила смартфон Fire. Продукт виявився провальним і завдав компанії збитків у розмірі $170 млн. Але Amazon не стала зациклюватися на втрачених мільйонах, а винесла уроки і переключила увагу на інші продукти, такі як Echo — розумна колонка з підтримкою голосового помічника Alexa. Першу колонку Echo випустили в 2014 році, і з того часу продаж по всьому світу зростає. Так, у 2022 році було продано 82 млн пристроїв, і, за прогнозами, обсяг продажів щорічно зростатиме. Один із механізмів, придуманих засновником Amazon Джеффом Безосом та керівництвом компанії, — це робота над помилками. Після будь-якого неприбуткового/провального проекту люди, які відповідають за цей проект, заповнюють спеціальний документ – Correction of errors.Помилки вважають навіть ті події, які були непомітні для користувачів, але через кілька ітерацій могли б вплинути на них.
Ментальне здоров'я співробітників
Страх перед негативними наслідками помилок може спричинити стрес і чинити тиск на співробітників, що негативно позначається на їхньому ментальному стані та продуктивності. Такі страхи особливо властиві поколінням X і навіть Y (так званим бумерам і міленіалам), які вирощені на установці про необхідність бути непогрішними. Помилки в цьому випадку найчастіше сприйматимуть самі співробітники як власна некомпетентність і непрофесіоналізм, хоча насправді це може бути не так. Ментальне здоров'я співробітників тісно пов'язане з їхньою здатністю адаптуватися до помилок і прагнути покращення. Для адаптації культури помилок компанії можуть впроваджувати практики підтримки ментального здоров'я, такі як тренінги з управління стресом та заохочення роботи над особистим розвитком. Загалом турбота про психічний стан співробітників — один із головних трендів у глобальному бізнесі.
Практики впровадження культури помилок
Такі компанії, як Google, Amazon і Netflix, є прикладом успішної інтеграції культури помилок у свою корпоративну культуру. Вони активно застосовують методи Innovation Time Off та Fail Fast, Fail Cheap, щоб стимулювати дослідження та розробки. Чим швидше ти помилився в рамках свого експерименту або гіпотези, тим краще саме це і лежить в основі методології Fail Fast, Fail Cheap, через яку можна придбати свого роду «терпимість до провалів». Згідно з Fail Fast, Fail Cheap, потрібно максимально швидко виявляти нежиттєздатні гіпотези, щоб не вкладати ресурси туди, куди не потрібно.Помилки в такому разі не сприймаються як проблема, і можна рухатися впевнено вперед, не відчуваючи страх перед можливими невдачами. Поряд з Fail Fast часто йдуть методології Fail Often і Learn Fast («Провалюйся часто» і «Вчися швидко») — чим більше ви робите помилок, тим більше у вас зворотного зв'язку та нових даних, тим швидше ви можете навчитися тому, що потрібно вашим клієнтам. У Google давно існує програма Innovation Time Off – співробітники можуть використовувати 20% робочого часу на розвиток власних проектів, якщо вони приносять потенційну користь бізнесу Google. Деякі компанії можуть навіть надавати фінансові винагороди, якщо співробітник певну кількість часу інвестує у розвиток інновацій.
Як впровадити культуру помилок у компанії
- керівництво має вітати відкриті діалоги про невдачі та їхню користь для навчання;
- приклад лідерства: керівники мають демонструвати готовність ділитися своїми помилками.
У рамках ідеальної (будемо вважати, що така існує) корпоративної культури лідери схильні звинувачувати якісь процеси, а не людей. Вони зосереджуються на розумінні того, чому щось сталося, а не на тому, хто відповідає. Прагнучи визначити основну причину проблеми, вони створюють системи, які запобігають повторенню цієї помилки у майбутньому.
Лідери також усвідомлюють, що вони є частиною системи, тому беруть на себе відповідальність за свої помилки (наприклад, недостатнє інформування про важливе питання або прийняття неправильного рішення) і не очікують на досконалість ні від себе, ні від інших.Це спонукає співробітників відкрито говорити про свої помилки та використовувати їх як можливість для навчання та зростання, а не приховувати їх, побоюючись осуду чи покарання з боку керівництва.
Навчання та підтримка:
- навчіть співробітників практикам управління ризиками та як правильно реагувати на помилки;
- створіть менторські програми, де досвідчені співробітники діляться своїм досвідом.
Прозорість у комунікації:
- встановіть прозорі канали комунікації, де співробітники можуть вільно обговорювати свої помилки;
- Використовуйте комунікацію в режимі реального часу для швидкого реагування на проблеми.
Підтримка ініціатив:
- заохочуйте співробітників пробувати нові ідеї, навіть якщо вони можуть спричинити невдачі;
- підтримуйте ініціативи, що передбачають експерименти, та створюйте безпечне середовище для тестування ідей.
Багато компаній навіть проводять конкурси на найкращий провал, де кожен із співробітників може поділитися історією зі свого професійного життя та отримати приз.
Аналіз та навчальні моменти:
- регулярно проводьте огляди проектів, включаючи аналіз невдач та виявлення навчальних моментів;
- створіть документацію для збереження досвіду та застосування засвоєних уроків у майбутніх проектах.
Впровадження культури помилок потребує збалансованого підходу, де співробітники відчувають, що їхні зусилля в експериментах вітаються, а помилка сприймається як можливість вчитися та зростати.